Systematiskt arbetsmiljöarbete – så bygger och driver ni det enligt AFS 2023:1

Vad är systematiskt arbetsmiljöarbete?

Systematiskt arbetsmiljöarbete, ofta förkortat SAM, är att ni sköter arbetsmiljön lika planerat som ekonomin eller kvaliteten. Ni letar efter det som kan göra någon sjuk eller skadad, bedömer hur allvarligt det är, åtgärdar och kontrollerar att det blev bättre. Skillnaden mot att släcka bränder är stor: ni hittar halkrisken i lagret innan någon har ramlat.

Syftet med AFS 2023:1 är att arbetsgivare ska arbeta systematiskt genom att organisera, genomföra och följa upp sitt arbetsmiljöarbete, för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall i arbetet och uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö (1 §). Grunden finns i arbetsmiljölagen. Där står att arbetsgivaren ska systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö (3 kap. 2 a § arbetsmiljölagen).

Arbetsmiljölagen och AFS 2023:1 innehåller de grundläggande bestämmelserna (2 §). Arbetsmiljöförhållanden som regleras i Arbetsmiljöverkets övriga föreskrifter till arbetsgivare ska beaktas och hanteras i det systematiska arbetsmiljöarbetet (2 §). De föreskrifterna kan ha preciserade krav på undersökningar, riskbedömningar och åtgärder, och på kunskaper eller hur vissa arbetsmiljöuppgifter ska fördelas (2 §). Har ni till exempel buller, kemikalier eller minderåriga i verksamheten tar ni in de reglerna i samma arbete.

Själva arbetssättet är fyra steg som går runt: ni ska regelbundet undersöka arbetsmiljön och bedöma riskerna (11 §), genomföra de åtgärder som behövs och kontrollera genomförda åtgärder (13 §).

Vem gäller det för och vem ansvarar?

Det gäller all verksamhet där arbetstagare arbetar för en arbetsgivare, också om ni bara hyr in personal, och ansvaret ligger hos er som arbetsgivare. Föreskrifterna reglerar all verksamhet där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning (3 §). Det spelar ingen roll om ni är en frisörsalong med två anställda eller en vårdgivare med tvåhundra.

Enligt de allmänna råden omfattar arbetet hela verksamheten, oavsett om den bedrivs på ett ställe, är spridd eller är rörlig, och även distansarbete (3 §). Det omfattar också det som bara påverkar en eller några få. Serviceteknikern som kör mellan kunder och den ende nattportiern på hotellet ingår alltså.

Ni som arbetsgivare ansvarar för att föreskrifterna följs, och den som hyr in arbetskraft likställs med arbetsgivare. Under vissa omständigheter kan föreskrifterna enligt 1 och 3 kap. arbetsmiljölagen ge skyldigheter även för andra (4 §).

Arbetsmiljön ska vara en del av vardagen

Arbetsmiljön ska skötas där resten av verksamheten sköts, inte i ett eget hörn som plockas fram en gång om året. Som arbetsgivare ska ni se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs som en del av den dagliga verksamheten (5 §). Det ska omfatta alla fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön (5 §).

Enligt de allmänna råden innebär det att arbetsmiljöfrågorna behöver integreras i verksamheten på samma sätt som frågor om produktion, ekonomi och kvalitet (5 §). Arbetsmiljöarbetet behöver bedrivas både under löpande drift och vid ändringar i verksamheten (5 §).

Så kan det se ut i en mindre verksamhet:

• Inköp. Restaurangen ska köpa en ny diskmaskin. Innan beslutet frågar ni hur den påverkar lyft, värme och buller i disken.
• Schema. Butiken ändrar öppettiderna. Ni tittar på vem som stänger, om hen blir ensam och hur det påverkar vilan mellan passen.
• Möten. Kontorets veckomöte har arbetsmiljön som stående punkt, så att någon kan säga till om arbetsbelastningen innan det blir ett problem.

Fysiska förhållanden är till exempel buller, tunga lyft och kemikalier. Organisatoriska handlar om hur arbetet styrs och fördelas, sociala om samarbete och stöd. En genomgång som bara tittar på stegar och sladdar räcker därför inte.

Arbetstagare och skyddsombud ska få medverka

De som gör jobbet vet ofta bäst var det skaver. Som arbetsgivare ska ni ge arbetstagarna, skyddsombuden alternativt arbetsmiljöombuden, studerandeskyddsombuden och elevskyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet (6 §). De ska alltså få vara med, men de behöver inte godkänna besluten.

Enligt de allmänna råden är det väsentligt att ni tillsammans avgör hur ni samverkar (6 §). Ni har alltid kvar ansvaret för arbetsmiljön, men samverkan är i praktiken en förutsättning för ett effektivt arbetsmiljöarbete (6 §). Olika grupper, till exempel de som jobbar natt, kan behöva olika former för medverkan (6 §).

Arbetsmiljölagen har närliggande krav:

• Arbetsgivare och arbetstagare ska samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö (3 kap. 1 a § arbetsmiljölagen).
• Arbetstagaren ska medverka i arbetsmiljöarbetet (3 kap. 4 § arbetsmiljölagen).
• Skyddsombudet ska delta vid upprättande av handlingsplaner (6 kap. 4 § arbetsmiljölagen).

Vi rekommenderar att ni lägger medverkan i de möten ni redan har. Arbetsplatsträffen, ett återkommande möte för chefen och arbetsgruppen, är ett vanligt sätt. Ta upp frågan medan det fortfarande går att påverka, inte när beslutet redan är fattat.

Grunden: policy, rutiner, uppgifter och kunskaper

Innan arbetet kan rulla behövs en riktning, ett arbetssätt och personer som vet vad de ska göra:

• Arbetsmiljöpolicy. Ni som arbetsgivare ska se till att det finns en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsmiljöförhållandena ska vara i verksamheten (7 §). Den ska vara skriftlig om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten (7 §).
• Rutiner. Ni ska se till att det finns rutiner som beskriver hur arbetet ska gå till: när och hur det ska genomföras, vem som ska se till att det genomförs och vilka som ska medverka (8 §). Rutinerna ska vara skriftliga om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten (8 §). Läs mer om arbetsmiljöpolicy och rutiner.
• Uppgiftsfördelning. Ni ska fördela uppgifterna i arbetsmiljöarbetet till en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare, och se till att de är tillräckligt många, har de befogenheter och resurser som behövs och har tillräckliga kunskaper (9 §). Uppgiftsfördelningen ska vara skriftlig om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten (9 §). Läs mer om arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning.
• Kunskaper. Ni som arbetsgivare ska se till att alla arbetstagare har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet (10 §). Finns det allvarliga risker ska det finnas skriftliga instruktioner för hur arbetet ska utföras säkert, anpassade efter målgruppen och hållna aktuella (10 §). Läs mer om kunskaper och instruktioner.

Så går arbetet till över året

Arbetet är ett kretslopp: ni hittar risker, gör något åt dem, kontrollerar och börjar om.

• Undersök och riskbedöm. Ni som arbetsgivare ska regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena för att bedöma risker för ohälsa och olycksfall, och göra det även när ni planerar ändringar i verksamheten (11 §). Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt, och det ska framgå vilka riskerna är och om de är allvarliga (11 §). Läs mer om riskbedömning.
• Utred det som har hänt. Råkar någon arbetstagare ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet, eller inträffar ett allvarligt tillbud, ska ni utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas (12 §). Läs mer om tillbud och olycksfall.
• Åtgärda. Ni ska genomföra åtgärderna omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt (13 §). Det som inte görs omedelbart ska dokumenteras skriftligt i en handlingsplan, där det framgår när varje åtgärd ska vara genomförd och vem som ska se till att den genomförs (13 §). Genomförda åtgärder ska kontrolleras (13 §).
• Följ upp varje år. Ni ska varje år följa upp om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna och om det fungerar, och vidta förbättrande åtgärder om det finns brister (14 §). Resultatet ska dokumenteras skriftligt om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten (14 §). Läs mer om handlingsplan och årlig uppföljning.

Enligt de allmänna råden kan undersökningarna till exempel vara dagliga undersökningar, planerade skyddsronder, mätningar och intervjuer. Hur ofta de behöver göras beror på vilka risker som finns i verksamheten (11 §).

Ett årshjul gör det lättare att se att inget faller bort. Föreskrifterna anger inga årstider, så se det här som ett förslag:

• Vinter: årlig uppföljning, och översyn av policy, rutiner och uppgiftsfördelning.
• Vår: skyddsrond i lokalerna.
• Höst: samtal eller enkät om arbetsbelastning och samarbete.
• Hela året: riskbedömning inför ändringar, utredning av tillbud och handlingsplanen som stående punkt på arbetsplatsträffen.

När ni behöver hjälp utifrån

Ingen verksamhet behöver kunna allt själv. Ni som arbetsgivare ska anlita företagshälsovård, eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån, om det inte finns tillräcklig kompetens inom den egna verksamheten för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering (15 §). Hjälpen ska då vara av tillräcklig omfattning och ha tillräcklig kompetens och tillräckliga resurser för arbetet (15 §).

Ni ska också ge företagshälsovården, eller den motsvarande sakkunniga hjälp ni anlitar, information om vilka faktorer som påverkar, eller misstänks påverka, arbetstagarnas hälsa och säkerhet (16 §). Företagshälsovården kan till exempel kartlägga buller, belysning eller stress, ge krisstöd efter en svår händelse eller hjälpa till att utreda en olycka. Läs mer om företagshälsovård.

Vilka dokument krävs?

Riskbedömningen ska alltid vara skriftlig, oavsett hur många ni är. Mycket av det andra beror på storleken.

Policy, rutiner, uppgiftsfördelning och årlig uppföljning krävs också i verksamheter med färre än tio arbetstagare, men då utan krav på att de ska vara skriftliga (7 §, 8 §, 9 §, 14 §). Vi rekommenderar att ni skriver ner dem ändå. Det som står på papper går att följa upp och visa för en ny chef.

SAM och den organisatoriska och sociala arbetsmiljön

SAM är arbetssättet, och den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, ofta förkortad OSA, är en del av det som arbetssättet ska omfatta. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska omfatta alla fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön (5 §). Kraven om organisatorisk och social arbetsmiljö finns i 2 kap. AFS 2023:2, som innehåller preciserade krav för det systematiska arbetsmiljöarbetet (AFS 2023:2 1 kap. 2 §).

AFS 2023:2 förklarar begreppen så här (AFS 2023:2 2 kap. 3 §):

• Organisatorisk arbetsmiljö: villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter, och krav, resurser och ansvar.
• Social arbetsmiljö: villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor.

I praktiken undersöker och riskbedömer ni arbetsbelastning, otydliga roller och konflikter med samma arbetssätt som en trasig stege. Läs mer om organisatorisk och social arbetsmiljö.

Sammanfattning

Ni som arbetsgivare ska se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet är en del av den dagliga verksamheten och omfattar alla fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden (5 §). Ni ska ge arbetstagarna och skyddsombuden möjlighet att medverka (6 §). Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt, åtgärder som inte genomförs omedelbart ska in i en handlingsplan och ni ska följa upp arbetet varje år (11 §, 13 §, 14 §). Finns det tio eller fler arbetstagare i verksamheten ska också policy, rutiner, uppgiftsfördelning och resultatet av uppföljningen vara skriftliga (7 §, 8 §, 9 §, 14 §).

Läs mer om AFS 2023:1 i sin helhet.