Skyddsrond – så undersöker ni arbetsmiljön enligt AFS 2023:1

Vad är en skyddsrond?

En skyddsrond är en planerad runda på arbetsplatsen där ni tittar efter sådant som kan orsaka ohälsa eller olycksfall. Ofta går chefen och skyddsombudet tillsammans, med en checklista och tid att prata med dem som arbetar där. Ordet definieras inte i AFS 2023:1, men planerade skyddsronder nämns i de allmänna råden som ett exempel på hur ni kan undersöka arbetsmiljön (11 §).

Mycket syns om man tittar efter: en lastpall i en gångväg, en lampa som flimrar över kassan, en kontorsstol som inte går att ställa in, en nödutgång som är blockerad av kartonger. Men en bra rond handlar lika mycket om att fråga. Den som står vid maskinen varje dag vet ofta var det nästan har hänt något.

Arbetsmiljöverket beskriver skyddsronder eller arbetsmiljöronder som en vanlig metod för att undersöka arbetsmiljön, och förslag på åtgärder kommer ofta fram under själva ronden. En rond kan också vara riktad mot ett tema, till exempel hot och våld eller ergonomi.

Finns det lagkrav på skyddsrond?

Nej, inte på själva ronden. Kravet gäller undersökningen: ni som arbetsgivare ska regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena, för att bedöma risker för ohälsa och olycksfall i arbetet (11 §).

Arbetsmiljöförordningen går ett steg längre men stannar vid en rekommendation: vid varje arbetsställe bör regelbunden översyn ske genom skyddsrond (7 § arbetsmiljöförordningen). Samma paragraf innehåller ändå ett krav. Vid ett arbetsställe där det finns elevskyddsombud eller studerandeskyddsombud ska de ges möjlighet att delta vid skyddsronden (7 § arbetsmiljöförordningen).

I de allmänna råden är planerade skyddsronder ett av flera exempel, tillsammans med dagliga undersökningar, mätningar, intervjuer och andra inventeringar av problem (11 §). Ronden passar bäst för det ni kan se på plats. Stress, samarbete och arbetsbelastning syns sällan på en rundvandring och fångas ofta bättre i samtal, på arbetsplatsträffar eller med en enkät.

På byggarbetsplatser finns en egen ordning. Byggarbetsmiljösamordnaren för utförande, Bas-U, ska organisera en skyddsverksamhet på byggarbetsplatsen (AFS 2023:3 4 kap. 8 §). Enligt de allmänna råden kan gemensamma skyddsronder ingå i den. Bas-U ska också se till att kontroll utförs av att entreprenörerna arbetar säkert, och enligt de allmänna råden kan kontrollerna göras genom bland annat skyddsronder (AFS 2023:3 4 kap. 20 §). Även där är skyddsronden ett exempel, inte ett krav.

Hur ofta behöver ni göra skyddsronder?

Det finns inget fast intervall. Enligt de allmänna råden beror det på vilka risker som finns i verksamheten hur ofta undersökningar behöver göras (11 §). En verkstad med truckar, kemikalier och maskiner behöver ses över oftare än ett litet kontor.

De allmänna råden nämner också varningssignaler som kan betyda att det finns risker i arbetsmiljön, till exempel tillbud, felhandlingar, vantrivsel och ökad korttidsfrånvaro (11 §). Märker ni sådant är det ett skäl att gå en rond tidigare än planerat, eller en riktad rond på just det området.

Undersökningen behövs också inför förändringar. När ändringar i verksamheten planeras ska ni som arbetsgivare undersöka om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall och bedöma dessa (11 §). Ska ni bygga om lagret, flytta till nya lokaler eller köpa in en ny maskin kan en skyddsrond på plats vara ett sätt att göra det.

Vi rekommenderar att ni lägger in ronderna i årsplanen, så att de blir av även när det är mycket att göra. Det hänger ihop med ett krav. Ni som arbetsgivare ska se till att det finns rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till. Av rutinen ska framgå när och hur arbetsmiljöarbetet ska genomföras, vem som ska se till att det genomförs och vilka som ska medverka (8 §). Har ni tio eller fler arbetstagare ska rutinerna vara skriftliga (8 §). Läs mer om rutiner för arbetsmiljöarbetet.

Vad ska skyddsronden täcka?

En enskild rond behöver inte ta upp allt, men arbetsmiljöarbetet som helhet ska göra det. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska omfatta alla fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön (5 §). Skyddsronden gör oftast mest nytta för den fysiska delen.

Med fysisk arbetsmiljö menar vi det i lokalerna och i själva arbetet som påverkar kroppen: buller, belysning, ventilation och temperatur, tunga lyft och arbetsställningar, maskiner och verktyg, kemikalier och halkrisk.

Organisatorisk och social arbetsmiljö definieras däremot i AFS 2023:2. Organisatorisk arbetsmiljö är villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter, och krav, resurser och ansvar. Social arbetsmiljö är villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor (AFS 2023:2 2 kap. 3 §).

Ta gärna med en sammanställning av tillbud, olycksfall och ohälsa sedan förra ronden. Enligt de allmänna råden kan sådan information vara till hjälp vid undersökningen (11 §). De allmänna råden påpekar också att kvinnor och män kan utsättas för olika risker i arbetet, och att det därför är viktigt att synliggöra det (11 §).

Checklista för skyddsrond

- Är gångvägar, trappor och nödutgångar fria?

- Finns det något på golvet som man kan halka eller snubbla på?

- Räcker belysningen där arbetet görs?

- Går det att prata utan att höja rösten?

- Är luften bra, och är det lagom varmt?

- Går stolar och bord att ställa in för den som använder dem?

- Lyfter någon tungt eller i obekväma ställningar?

- Är maskiner, stegar och verktyg hela och har de sina skydd?

- Är kemikalier märkta och rätt förvarade?

- Har något nästan hänt sedan förra ronden?

- Hinner ni med arbetet, och vet alla vad som förväntas av dem?

Prevent har färdiga checklistor för skyddsrond, till exempel för kontor, tillverkning, personalutrymmen, varumottagning och städning. Välj den som liknar er verksamhet och stryk det som inte passar.

Vilka är med på skyddsronden?

Arbetstagarna och skyddsombudet ska få möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet, och ronden är ett bra tillfälle för det. Ni som arbetsgivare ska ge arbetstagarna, skyddsombuden alternativt arbetsmiljöombuden, studerandeskyddsombuden och elevskyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet (6 §). Kravet på er är att ge möjligheten.

Enligt de allmänna råden är det väsentligt att ni som arbetsgivare, arbetstagarna och ombuden tillsammans avgör hur ni samverkar. Ni har alltid kvar ert ansvar för arbetsmiljön (6 §). Genom att de som arbetar medverkar får ni del av deras kunskaper och erfarenheter.

Där ni har ett skyddsombud har hen en egen roll. Skyddsombudet ska inom sitt skyddsområde vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall (6 kap. 4 § arbetsmiljölagen).

I skolor och andra utbildningar gäller dessutom att elevskyddsombud och studerandeskyddsombud ska ges möjlighet att delta vid skyddsronden, vid ett arbetsställe där de finns (7 § arbetsmiljöförordningen).

Bestäm i förväg vem som leder ronden och vem som skriver ner det ni hittar. Välj någon som känner verksamheten och har tid att göra ronden ordentligt. Läs mer om hur ni fördelar uppgifterna i arbetsmiljöarbetet.

Efter ronden skriver ni ner, åtgärdar och följer upp

Det ni hittar ska riskbedömas, och riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt. Av dokumentationen ska det framgå vilka riskerna är, och om de är allvarliga (11 §). Ett enkelt protokoll räcker långt: vad ni såg, var, hur allvarligt det är och vad som ska göras. Läs mer om riskbedömning.

Sedan ska det åtgärdas. Ni som arbetsgivare ska omedelbart, eller så snart det är praktiskt möjligt, genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall (13 §). Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska dokumenteras skriftligt i en handlingsplan, där det framgår när varje åtgärd ska vara genomförd och vem som ska se till att den genomförs. Genomförda åtgärder ska kontrolleras (13 §). Läs mer om handlingsplan.

Enligt de allmänna råden kan det finnas skäl att prioritera så att de allvarligare riskerna åtgärdas först (13 §). Mycket går att fixa redan under ronden: flytta pallen, byt lampan, sätt tillbaka skyddet. Skriv ändå upp det, så att ni ser vad som gjordes och kan kontrollera att åtgärden fungerar.

Det som är akut väntar inte på protokollet. Om en arbetstagare finner att arbetet innebär omedelbar och allvarlig fara för liv eller hälsa, ska hen snarast underrätta arbetsgivaren eller skyddsombud (3 kap. 4 § arbetsmiljölagen).

Kommer det fram tillbud under ronden, alltså händelser där någon nästan hade skadats, tar ni med dem i arbetet på samma sätt. Läs mer om tillbud.

Sammanfattning

Skyddsronden är inget krav i sig, men den är ett vanligt sätt att göra det som är krav: ni som arbetsgivare ska regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena för att bedöma risker för ohälsa och olycksfall, och undersöka och bedöma riskerna när ändringar i verksamheten planeras (11 §). Vid varje arbetsställe bör regelbunden översyn ske genom skyddsrond (7 § arbetsmiljöförordningen), men det finns inget fast intervall. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska omfatta alla fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön (5 §), och arbetstagarna och ombuden ska få möjlighet att medverka (6 §). Efter ronden ska riskbedömningen dokumenteras skriftligt, åtgärder som väntar ska in i en skriftlig handlingsplan och genomförda åtgärder ska kontrolleras (11 §, 13 §).

Läs mer om AFS 2023:1 i sin helhet.