Handlingsplan och årlig uppföljning av arbetsmiljön – vad AFS 2023:1 kräver

Från risk till åtgärd: gör det som behövs så snart det går

När ni har hittat en risk är nästa steg att göra något åt den, gärna med en gång. Som arbetsgivare ska ni omedelbart, eller så snart det är praktiskt möjligt, genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i verksamheten och för att även i övrigt uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö (13 §). Arbetsmiljölagen har ett liknande krav: ni som arbetsgivare ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall (3 kap. 2 § arbetsmiljölagen).

Åtgärderna kommer ur det ni redan gör i arbetsmiljöarbetet:

• Riskbedömningar. Ni som arbetsgivare ska regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena för att bedöma risker för ohälsa och olycksfall (11 §). Läs mer om riskbedömning.
• Skyddsronder. En planerad skyddsrond är ett exempel på hur ni kan undersöka arbetsmiljön regelbundet (11 §), och det ni hittar där ska leda till de åtgärder som behövs (13 §).
• Utredningar. Råkar en arbetstagare ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet, eller inträffar ett allvarligt tillbud, ska ni som arbetsgivare utreda orsakerna så att riskerna kan förebyggas (12 §). Läs mer om utredning av tillbud och olycksfall.

Vilken åtgärd ska ni välja?

Arbetsmiljöverkets allmänna råd ger en ordning att gå efter (13 §):

• Resultatet av undersökningen och riskbedömningen är utgångspunkten när ni väljer åtgärder.
• Det kan finnas skäl att prioritera, så att de allvarligare riskerna åtgärdas först.
• I första hand bör en åtgärd få bort eller minska risken redan vid källan.
• Går risken inte att undvika helt är det viktigt att arbetstagarna skyddas på annat sätt, till exempel genom instruktioner, stöd och handledning, eller personlig skyddsutrustning.

En bullrig kompressor kan ljuddämpas eller flyttas ut ur verkstaden, och då slipper alla bullret. Hörselskydd skyddar bara den som har dem på sig. De är en nödlösning när det första inte räcker.

Handlingsplan för arbetsmiljön – det här ska stå i den

Handlingsplanen visar vad som ska göras, när det ska vara klart och vem som ser till att det blir gjort. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska dokumenteras skriftligt i en handlingsplan, där det framgår när varje åtgärd ska vara genomförd och vem som ska se till att den genomförs (13 §). Arbetsmiljölagen har ett liknande krav: åtgärder som inte kan vidtas omedelbart ska tidsplaneras, och när arbetsgivaren dokumenterar arbetsmiljöarbetet, i den utsträckning verksamheten kräver, ska handlingsplaner upprättas (3 kap. 2 a § arbetsmiljölagen).

Kravet på skriftlig handlingsplan gäller oavsett hur många ni är. Ett företag med tre anställda behöver en lika väl som ett med trehundra, så fort det finns en åtgärd som inte genomförs omedelbart (13 §).

Den som ska se till att åtgärden genomförs behöver inte göra jobbet själv, men håller i den tills den är klar. Skriv en person eller en funktion, inte "ledningen" eller "alla".

Enligt de allmänna råden kan det vara praktiskt att i handlingsplanen också beskriva de risker som åtgärderna är kopplade till (13 §). Då ser alla varför åtgärden behövs, och det blir lättare att avgöra om den har hjälpt.

Exempel på handlingsplan

En bilverkstad med åtta anställda har gjort skyddsrond och riskbedömning i september.

Åtgärden och kolumnerna för när och vem är kraven. Risken är ett allmänt råd. Om risken är allvarlig och när åtgärden är kontrollerad är våra förslag. Den sista raden visar en åtgärd som gjordes direkt och därför inte behövde stå i planen, men som är antecknad för att kunna kontrolleras.

Så skriver ni handlingsplanen

Så här rekommenderar vi att ni gör:

1. Utgå från riskbedömningen. Ta med varje risk som inte kunde åtgärdas direkt. Riskbedömningen ska alltid vara dokumenterad skriftligt, och av den ska det framgå vilka riskerna är och om de är allvarliga (11 §).
2. Prioritera. Ta de allvarligaste riskerna först. En enkel indelning i låg, medel och hög risk räcker långt.
3. Bestäm åtgärden. Fråga först om risken går att ta bort vid källan. Skriv åtgärden så konkret att någon annan förstår vad som ska göras.
4. Bestäm vem och när. Sätt ett datum som går att hålla.
5. Stäm av med skyddsombudet och de berörda. Där ni har ett skyddsombud ska skyddsombudet delta när handlingsplaner upprättas (6 kap. 4 § arbetsmiljölagen). Ni som arbetsgivare ska också ge arbetstagarna och skyddsombuden, eller arbetsmiljöombuden, möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet (6 §). De som gör jobbet vet ofta vilken lösning som fungerar i praktiken.
6. Håll planen levande. Ta upp den som en stående punkt på arbetsplatsträffen eller, där ni har en, i skyddskommittén.

Kontrollera att åtgärderna fungerar

En åtgärd är inte klar när den är gjord, utan när ni vet att den hjälper. Genomförda åtgärder ska kontrolleras (13 §).

Enligt de allmänna råden kan åtgärder behöva kontrolleras omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt, beroende på vilken typ av åtgärd det är. Visar kontrollen att åtgärderna inte räckt, eller att de skapat nya risker, kan andra eller kompletterande åtgärder behöva vidtas (13 §).

Några frågor att ställa:

• Används hjullyften, eller står den i ett hörn?
• Är golvet vid tvätthallen fortfarande halt när det regnar?
• Känns arbetsbelastningen rimligare tre månader senare?

Kontrollen och den årliga uppföljningen är två olika saker. Kontrollen gäller en enskild åtgärd: hjälpte den? Den årliga uppföljningen gäller hela arbetsmiljöarbetet: fungerar det som helhet?

Den årliga uppföljningen av SAM

En gång om året stannar ni upp och ser över hur arbetsmiljöarbetet går. Som arbetsgivare ska ni varje år följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Den årliga uppföljningen ska visa om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt bestämmelserna i AFS 2023:1 och om det fungerar (14 §).

Enligt de allmänna råden kan det finnas skäl för fler uppföljningar än en om året, till exempel efter en omorganisation, ett olycksfall eller ett allvarligt tillbud (14 §).

Det här kan ni gå igenom

Vi föreslår att ni går igenom delarna i systematiskt arbetsmiljöarbete en i taget:

Läs mer om kunskaper och instruktioner och företagshälsovård.

Så lägger ni upp uppföljningen

• Samla det som finns: riskbedömningar, handlingsplaner, utredningar och protokoll från skyddsronder.
• Fråga de berörda, till exempel på en arbetsplatsträff, vad som fungerar och vad som kan bli bättre.

Föreskriften anger ingen viss tidpunkt. Många lägger uppföljningen i ett årshjul, till exempel före budgetarbetet, så att förbättringarna får pengar och tid. Arbetsmiljöverket har en mall för årlig uppföljning i sitt startpaket för systematiskt arbetsmiljöarbete, som ni kan använda om den passar er.

Brister ska leda till förbättringar

Uppföljningen är till för att ni ska göra något med det ni hittar. Om uppföljningen visar att det finns brister i arbetsmiljöarbetet ska ni som arbetsgivare vidta förbättrande åtgärder (14 §).

Förbättringar som inte blir gjorda direkt kan ni föra in i handlingsplanen, med när de ska vara klara och vem som ser till att de blir gjorda.

Resultatet av uppföljningen ska dokumenteras skriftligt om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten (14 §). Är ni färre än tio ska uppföljningen ändå göras varje år, men 14 § kräver inte att resultatet är skriftligt. Vi rekommenderar att ni skriver ner det ändå, några rader räcker. Då har ni något att jämföra med nästa år.

Sammanfattning

Som arbetsgivare ska ni genomföra de åtgärder som behövs omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Det som inte genomförs omedelbart ska dokumenteras i en skriftlig handlingsplan som visar när varje åtgärd ska vara genomförd och vem som ska se till att den genomförs, och genomförda åtgärder ska kontrolleras (13 §). Där ni har ett skyddsombud ska skyddsombudet delta när handlingsplanen upprättas (6 kap. 4 § arbetsmiljölagen).

Varje år ska ni följa upp om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna och om det fungerar. Visar uppföljningen brister ska ni vidta förbättrande åtgärder, och har ni tio eller fler arbetstagare ska resultatet dokumenteras skriftligt (14 §).

Läs mer om AFS 2023:1 i sin helhet.