Arbetsmiljöpolicy och rutiner – vad AFS 2023:1 kräver

Vad är en arbetsmiljöpolicy?

En arbetsmiljöpolicy är ert besked om vilken arbetsmiljö ni vill ha. Som arbetsgivare ska ni se till att det finns en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsmiljöförhållandena ska vara i verksamheten, för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö (7 §).

Kravet gäller alla arbetsgivare, oavsett storlek. Det som skiljer är om policyn måste vara skriven.

Enligt de allmänna råden bör policyn beskriva det långsiktiga arbetet med arbetsmiljön (7 §). Den är riktningen som de dagliga besluten prövas mot, när ni köper en ny maskin, ändrar öppettiderna eller anställer fler.

Policyn är en av grunderna i det systematiska arbetsmiljöarbetet, tillsammans med rutinerna, uppgiftsfördelningen och den årliga uppföljningen.

Vad ska arbetsmiljöpolicyn innehålla?

Policyn beskriver hur arbetsmiljön ska vara hos just er, och den blir bäst när den utgår från era egna risker. Arbetsmiljöverket rekommenderar att de risker som finns i arbetsmiljön är en viktig utgångspunkt när policyn formuleras (7 §). Börja därför i er riskbedömning: vad är det som kan göra folk sjuka eller skadade hos er?

För att policyn ska gå att följa upp, och därmed vara användbar när ni styr arbetsmiljöarbetet, bör den enligt de allmänna råden vara tydlig och konkret (7 §). "Vi ska ha en god arbetsmiljö" går inte att följa upp. "Arbetsmiljön är en stående punkt på varje personalmöte" går det.

Arbetsmiljöarbetet ska omfatta alla fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön (5 §). Vi rekommenderar därför att policyn tar upp alla tre: lokaler, maskiner och lyft, men också arbetsbelastning, ledarskap och hur ni är mot varandra.

Frågor att ställa er när ni skriver:

• Hur vill vi att arbetsmiljön ska vara hos oss?
• Vilka risker i vårt arbete är viktigast att arbeta med?
• Vad gör vi när någon ser en risk eller mår dåligt av jobbet?
• Hur vet vi om vi lever som vi lär?

Formuleringsexempel

Vi vill att alla som jobbar hos oss går hem lika friska som de kom. Därför arbetar vi förebyggande med riskerna i vårt arbete, framför allt tunga lyft, trafiken på gården och hög arbetsbelastning under säsongstopparna. Arbetsmiljön är en stående punkt på varje personalmöte. Den som ser en risk säger till, och det som går att rätta till direkt rättar vi till. Vi behandlar varandra med respekt, och kränkande särbehandling accepteras inte. Varje år följer vi upp hur arbetet har gått och om policyn behöver ändras.

Målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön

Policyn hänger ihop med de mål ni ska ha för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Som arbetsgivare ska ni ha sådana mål, och de ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa (AFS 2023:2 2 kap. 5 §). Har ni tio eller fler arbetstagare ska målen vara skriftliga (AFS 2023:2 2 kap. 5 §).

Enligt de allmänna råden bör målen ta sin grund i och vara förenliga med arbetsmiljöpolicyn (AFS 2023:2 2 kap. 5 §). Policyn säger vart ni vill, målen säger vad ni ska uppnå på vägen. Läs mer om organisatorisk och social arbetsmiljö.

Rutinerna beskriver hur arbetet går till

Policyn säger vad ni vill. Rutinerna säger hur ni gör. Som arbetsgivare ska ni se till att det finns rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till (8 §). Av rutinen ska det framgå

1. när och hur arbetsmiljöarbetet ska genomföras,
2. vem som ska se till att det genomförs, och
3. vilka som ska medverka (8 §).

Utan rutiner blir arbetsmiljöarbetet lätt något man tar tag i när något redan har hänt. Med rutiner vet alla när skyddsronden görs, vem som kallar till den och vilka som ska vara med.

Den som ska se till att arbetet blir gjort är oftast en chef eller arbetsledare som har fått uppgiften i arbetsmiljöarbetet. Som arbetsgivare ska ni fördela uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet till en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare (9 §). Läs mer om arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning.

Arbetsmiljöverket rekommenderar att rutinerna fungerar väl ihop med verksamheten. Ofta finns det redan rutiner för verksamheten som rutinerna för arbetsmiljöarbetet kan samordnas med (8 §). Har ni redan en rutin för inköp, för introduktion av nyanställda eller för underhåll av maskiner, lägg in arbetsmiljön där i stället för att skriva en ny.

Enligt de allmänna råden är det också viktigt att rutinerna hålls aktuella och är kända av alla som berörs (8 §).

Börja gärna med rutiner för två saker som alla arbetsgivare ska göra. Ni ska regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena för att bedöma risker för ohälsa och olycksfall (11 §), och ni ska varje år följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet (14 §). Ett exempel på hur det kan se ut i en mindre verksamhet:

Exempel på rutiner

När måste policy och rutiner vara skriftliga?

När ni har tio eller fler arbetstagare i verksamheten. Då ska arbetsmiljöpolicyn vara skriftlig (7 §), och rutinerna ska vara skriftliga (8 §).

Är ni färre än tio gäller kraven på policy och rutiner ändå. Det är bara kravet på att skriva ner dem som börjar vid tio arbetstagare. Vi rekommenderar att även små verksamheter skriver ner sin policy och sina rutiner. Det är lättare att hålla fast vid det som står på papper, och lättare att visa vad ni gör om någon frågar.

Så här ser det ut för några av de dokument som hör till det systematiska arbetsmiljöarbetet:

Riskbedömningen sticker ut. Den ska alltid dokumenteras skriftligt, oavsett hur många ni är, och av dokumentationen ska det framgå vilka riskerna är och om de är allvarliga (11 §).

Ta fram policyn och rutinerna tillsammans

Policy och rutiner blir bättre när de som gör jobbet är med och tar fram dem. Som arbetsgivare ska ni ge arbetstagarna, skyddsombuden alternativt arbetsmiljöombuden, studerandeskyddsombuden och elevskyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet (6 §). Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivare och arbetstagare samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö (3 kap. 1 a § arbetsmiljölagen).

Arbetsmiljöverket nämner i sin vägledning om systematiskt arbetsmiljöarbete framtagandet av arbetsmiljöpolicy, rutiner och instruktioner bland de tillfällen då medverkan är särskilt viktig. Skälet är enkelt: den som står vid maskinen eller sitter i kundtjänsten vet ofta var riskerna finns.

Enligt de allmänna råden är det väsentligt att ni tillsammans avgör hur ni samverkar i arbetsmiljöarbetet (6 §). Ni kan också behöva komma överens om hur mycket tid och vilken information de som medverkar behöver (6 §). Medverkan betyder inte att skyddsombudet godkänner policyn. Ni som arbetsgivare har alltid kvar ansvaret för arbetsmiljön (6 §).

Ett förslag: den som leder verksamheten skriver ett utkast utifrån riskbedömningen, går igenom det med skyddsombudet där ni har ett och tar upp det på ett personalmöte.

Håll policyn och rutinerna aktuella

Den årliga uppföljningen ska visa om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna och om det fungerar (14 §). Visar den brister ska ni som arbetsgivare vidta förbättrande åtgärder (14 §). Vi rekommenderar att ni samtidigt ser över policyn och rutinerna. Stämmer de fortfarande med hur ni arbetar och med de risker ni har? Läs mer om årlig uppföljning.

Andra policyer och rutiner som föreskrifterna nämner

Fler föreskrifter tar upp policyer och rutiner, till exempel AFS 2023:2 med kraven om kränkande särbehandling. Kravet på en arbetsmiljöpolicy står i AFS 2023:1 (7 §).

Som arbetsgivare ska ni klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten (AFS 2023:2 2 kap. 10 §). Enligt de allmänna råden kan klargörandet lämpligen göras skriftligen i en policy (AFS 2023:2 2 kap. 10 §).

Ni ska också se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska det framgå

• vem som ska ta emot information om att kränkande särbehandling förekommer,
• vad mottagaren ska göra och hur informationen kommer att hanteras, och
• hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp (AFS 2023:2 2 kap. 11 §).

Ni ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare (AFS 2023:2 2 kap. 11 §). Läs mer om kränkande särbehandling.

Sammanfattning

Som arbetsgivare ska ni ha en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsmiljön ska vara i verksamheten, för att förebygga ohälsa och olycksfall och uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö (7 §). Ni ska också ha rutiner som beskriver när och hur arbetsmiljöarbetet ska genomföras, vem som ska se till att det genomförs och vilka som ska medverka (8 §). Har ni tio eller fler arbetstagare ska både policyn och rutinerna vara skriftliga (7 §, 8 §). Som arbetsgivare ska ni ge arbetstagarna och skyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet (6 §).

Läs mer om AFS 2023:1 i sin helhet.