Arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning – vad AFS 2023:1 kräver

Vem har arbetsmiljöansvaret?

Det har ni som arbetsgivare. Ni ansvarar för att bestämmelserna i AFS 2023:1 följs, och den som hyr in arbetskraft likställs med arbetsgivare (4 §). Av 1 och 3 kap. arbetsmiljölagen följer att föreskrifterna under vissa omständigheter kan ge skyldigheter även för andra än arbetsgivaren (4 §).

I vardagen är det den som leder verksamheten som företräder arbetsgivaren. I ett aktiebolag är det oftast vd, och i en enskild firma är det ägaren. Chefer och arbetsledare är själva arbetstagare. När de har fått uppgifter i arbetsmiljöarbetet gör de det arbetet för arbetsgivarens räkning.

Hyr ni in personal ska ni som anlitar den inhyrda arbetskraften vidta de skyddsåtgärder som behövs i det arbetet (3 kap. 12 § arbetsmiljölagen). Arbetstagarna har också en roll. De ska medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för en god arbetsmiljö (3 kap. 4 § arbetsmiljölagen).

Enligt de allmänna råden har arbetsgivaren alltid kvar ansvaret för arbetsmiljön, även när uppgifter i arbetsmiljöarbetet har fördelats till arbetstagare (9 §).

Ni fördelar uppgifterna, men arbetsmiljöansvaret ligger kvar

Det som går att lämna över är arbetet, inte ansvaret. Ni som arbetsgivare ska fördela uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet till en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare i verksamheten (9 §).

Många söker på *delegering av arbetsmiljöansvar*. Föreskriften använder inte det ordet. Den talar om att fördela uppgifter, och det är en viktig skillnad: chefen på lagret kan få i uppgift att göra skyddsronder, men ansvaret för att arbetsmiljön är god finns kvar hos arbetsgivaren.

Vanliga uppgifter att fördela är till exempel att

• göra riskbedömningar och skyddsronder,
• hålla personalmöten och enskilda samtal med medarbetarna,
• ta fram rutiner och instruktioner för arbetsmiljöarbetet, och
• ta fram mål för arbetsmiljöarbetet tillsammans med medarbetarna.

Arbetsmiljöverket rekommenderar att uppgifterna beskrivs så tydligt som möjligt, och att alla berörda alltid vet vem som ska göra vad i arbetsmiljöarbetet (9 §). Fråga er själva: om en medarbetare upptäcker en risk i morgon, vet hen vem som ska ta hand om den?

Den som får uppgifter behöver befogenheter, resurser och kunskaper

Den som får uppgifter i arbetsmiljöarbetet behöver kunna fatta beslut, ha tid och pengar och veta vad som gäller. En uppgift utan mandat, tid eller kunskap blir en uppgift som inte blir gjord. Därför ställer föreskriften krav på er som arbetsgivare. Ni ska se till att de som får uppgifter

• är tillräckligt många för att kunna utföra de uppgifter som behövs,
• har de befogenheter och resurser som behövs, och
• har tillräckliga kunskaper om
  1. bestämmelserna som har betydelse för arbetsmiljön,
  2. fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön som innebär risker för ohälsa eller olycksfall, och
  3. åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö (9 §).

Ni ska också se till att de har tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete (9 §). Med kompetens menar vi mer än kunskap: också förmågan att använda kunskapen i praktiken.

Enligt de allmänna råden är det viktigt att det är klart och tydligt vilka befogenheter och resurser som följer med en uppgift (9 §):

• Befogenheter är rätten att fatta beslut och vidta åtgärder.
• Resurser är till exempel ekonomiska medel eller tillgång till personal, utrustning, lokaler, tid och kunskaper.

Räcker befogenheterna eller resurserna inte till är det enligt de allmänna råden viktigt att den som har fått uppgiften kan vända sig till sin chef och begära en förändring, eller frånsäga sig uppgiften (9 §). En arbetsledare som ska åtgärda tunga lyft men inte får köpa in ett lyfthjälpmedel har alltså anledning att säga till.

Chefer och arbetsledare behöver dessutom kunskaper om två frågor i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Ni som arbetsgivare ska se till att de har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling, och att det finns förutsättningar att omsätta kunskaperna i praktiken (AFS 2023:2 2 kap. 4 §). Ni ska också se till att alla arbetstagare har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet, men det är ett eget krav (10 §). Läs mer om kunskaper och instruktioner.

Det här ska ni ge den som får uppgifter, enligt bilaga 1

Den som har uppgifter i arbetsmiljöarbetet behöver veta vad som har hänt och få säga sitt. Därför ska kraven i bilaga 1 uppfyllas (9 §). Ni som arbetsgivare ska se till att de som får uppgifter

1. får tillgång till eventuella anmälda arbetsskador till Försäkringskassan enligt socialförsäkringsbalken,
2. får tillgång till information om de förebyggande arbetsmiljöåtgärderna i verksamheten,
3. känner till eventuella krav på åtgärder från Arbetsmiljöverket, och
4. får lämna synpunkter till arbetsgivaren om
   • a) valet av andra arbetstagare som har uppgifter i arbetsmiljöarbetet,
   • b) valet av de arbetstagare som behövs för att genomföra första hjälpen, brandbekämpning och utrymning,
   • c) att anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån,
   • d) uppläggningen av arbetsmiljöarbetet,
   • e) riskbedömningar,
   • f) åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall,
   • g) personlig skyddsutrustning som kan behövas,
   • h) anmälningar om arbetsskador,
   • i) vilken information de behöver få tillgång till om förebyggande arbetsmiljöåtgärder i verksamheten och om åtgärdskrav från Arbetsmiljöverket, samt
   • j) hur informationen i dessa frågor ska utformas (bilaga 1).

I praktiken kan det betyda att arbetsledaren på lagret får tillgång till de arbetsskador på lagret som har anmälts, och får läsa ett inspektionsmeddelande som gäller hens del av verksamheten. Ett förslag är att ta upp punkt 4 a–j som en stående fråga när ni planerar arbetsmiljöarbetet för året.

Med tio eller fler arbetstagare ska fördelningen vara skriftlig

Har ni tio eller fler arbetstagare ska fördelningen vara skriftlig (9 §). Är ni färre ska uppgifterna ändå fördelas, men då finns inget krav på att det görs skriftligt. Vi rekommenderar att ni skriver ner fördelningen oavsett storlek, eftersom det är lättare att följa upp något som står svart på vitt.

Uppgiftsfördelningen hänger ihop med era rutiner för arbetsmiljöarbetet. Av rutinerna ska det bland annat framgå vem som ska se till att arbetsmiljöarbetet genomförs (8 §).

Formuleringsexempel

Uppgifter i arbetsmiljöarbetet för lagret. Fördelade av: vd. Till: arbetsledaren på lagret. Uppgifter: genomföra skyddsronder på lagret enligt årsplanen, göra riskbedömningar inför ändringar på lagret och ta fram instruktioner för truckkörning. Befogenheter: beslutar om åtgärder på lagret upp till 20 000 kronor per åtgärd. Resurser: fyra timmar i månaden för arbetsmiljöarbetet och en utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete. Räcker befogenheterna eller resurserna inte till vänder du dig till vd. Ersättare vid frånvaro: produktionschefen.

Det här brukar vara bra att tänka på när ni fördelar uppgifterna:

• Lägg uppgifterna på en bestämd person eller funktion, i första hand på chefer med personalansvar eller på arbetsledare.
• Bestäm vem som tar över vid sjukdom, semester och annan längre frånvaro.
• Se till att inga uppgifter glöms bort, också när arbetet görs utanför fasta arbetsställen och ordinarie arbetstider.
• Skriv om uppgifterna får fördelas vidare.
• Gå igenom fördelningen muntligt också, så att ni vet att den som fått uppgiften har uppfattat den rätt.
• Berätta för övriga berörda vem som gör vad.

Arbetsmiljöverket har ett startpaket med mallar, bland annat för fördelning av arbetsmiljöuppgifter.

Skyddsombudet har en annan roll, och uppföljningen visar om fördelningen fungerar

Den som har fått uppgifter gör arbetsmiljöarbetet för arbetsgivarens räkning. Skyddsombudet har en annan roll. Skyddsombudet företräder arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och ska vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall (6 kap. 4 § arbetsmiljölagen).

Båda behövs. Ni som arbetsgivare ska ge arbetstagarna och skyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet (6 §). Där ni har ett skyddsombud kan det vara hen som först märker om en arbetsledare saknar tid eller mandat för sina uppgifter.

Ni som arbetsgivare ska varje år följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen ska visa om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna och om det fungerar, och visar den brister ska ni vidta förbättrande åtgärder (14 §). Den årliga uppföljningen är ett bra tillfälle att se över uppgiftsfördelningen. Frågor att ställa sig:

• Vet alla vem som gör vad i arbetsmiljöarbetet?
• Har de som har uppgifter hunnit med dem, och har de haft befogenheter och resurser nog?
• Har behovet av kunskap och utbildning för chefer och arbetsledare klarlagts och tillgodosetts?
• Stämmer fördelningen fortfarande, efter nyanställningar, omorganisationer eller nya arbetsställen?

Sammanfattning

Arbetsmiljöansvaret har ni som arbetsgivare, och enligt de allmänna råden har ni alltid kvar det (4 §, 9 §). Uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ni fördela till chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare, och se till att de som får dem är tillräckligt många och har de befogenheter, resurser, kunskaper och den kompetens som behövs (9 §). Ni ska också se till att de får det som bilaga 1 kräver, till exempel tillgång till anmälda arbetsskador och möjlighet att lämna synpunkter (bilaga 1). Med tio eller fler arbetstagare ska uppgiftsfördelningen vara skriftlig (9 §).

Läs mer om AFS 2023:1 i sin helhet.