Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) – kraven i AFS 2023:2

Vad är organisatorisk och social arbetsmiljö?

Organisatorisk och social arbetsmiljö handlar om hur arbetet är ordnat och hur ni har det med varandra. Det organisatoriska märks i vem som bestämmer vad, hur information når fram och hur uppgifterna fördelas. Det sociala märks i om det går att be en kollega om hjälp och om chefen finns till hands när något är svårt. Föreskriften definierar begreppen var för sig (2 kap. 3 §):

• Organisatorisk arbetsmiljö: "Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter, och krav, resurser och ansvar."
• Social arbetsmiljö: "Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor."

Tillsammans kallas de ofta OSA.

Tidigare reglerades organisatorisk och social arbetsmiljö i AFS 2015:4. AFS 2023:2 trädde i kraft den 1 januari 2025 och ersatte då bland annat AFS 2015:4 (författningshistorik för AFS 2023:2). Kraven finns nu i 2 kap. AFS 2023:2.

Kraven gäller alla arbetsgivare, även den som hyr in personal

Kapitlet gäller all verksamhet där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning, och det är ni som arbetsgivare som ansvarar för att bestämmelserna följs (2 kap. 1 §, 2 kap. 2 §).

Den som hyr in arbetskraft likställs med arbetsgivare i kapitlet (2 kap. 2 §). Hyr ni in personal gäller kapitlets krav alltså även er.

När kapitlet tillämpas ska den inte likställas med arbetstagare som (2 kap. 2 §)

1. genomgår utbildning,
2. under vård i anstalt utför anvisat arbete, eller
3. tjänstgör enligt lagen (1994:1809) om totalförsvarsplikt och annan som fullgör i lag föreskriven tjänstgöring eller som deltar i frivillig utbildning för verksamhet inom totalförsvaret.

Mycket att göra är inte detsamma som ohälsosam arbetsbelastning

Arbetsbelastningen är ohälsosam först när kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna (2 kap. 3 §). Föreskriften definierar tre begrepp som hänger ihop (2 kap. 3 §):

• Krav i arbetet: "De delar av arbetet som fordrar upprepade ansträngningar. Kraven kan exempelvis omfatta arbetsmängd, svårighetsgrad, tidsgräns, fysiska och sociala förhållanden. Kraven kan vara av kognitiv, emotionell och fysisk natur."
• Resurser för arbetet: "Det i arbetet som bidrar till att uppnå mål för arbetet, eller hantera krav i arbetet. Resurser kan vara arbetsmetoder och arbetsredskap, kompetens och bemanning, rimliga och tydliga mål, återkoppling på arbetsinsats, möjligheter till kontroll i arbetet, socialt stöd från chefer och kollegor, samt möjligheter till återhämtning."
• Ohälsosam arbetsbelastning: "När kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna. Denna obalans blir ohälsosam om den är långvarig och möjligheterna till återhämtning är otillräckliga."

En intensiv vecka inför bokslutet eller en högsäsong i butiken kan gå att hantera om den följs av lugnare perioder. Det är när obalansen håller i sig och återhämtningen inte räcker som belastningen blir ohälsosam.

Balansen går att återställa genom att kraven minskar eller resurserna ökar, till exempel med tydligare mål, fler händer eller stöd från chef och kollegor.

Chefer behöver både kunskaper och förutsättningar

En chef som ska fånga upp för hög arbetsbelastning eller kränkningar behöver veta hur, och ha utrymme att agera. Som arbetsgivare ska ni därför se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling (2 kap. 4 §). Ni ska också se till att det finns förutsättningar att omsätta dessa kunskaper i praktiken (2 kap. 4 §).

Enligt de allmänna råden är utbildning ett sätt att tillföra kunskaperna, gärna för chefer, arbetsledare och skyddsombud alternativt arbetsmiljöombud tillsammans. Utbildningen kan ges av företagshälsovård eller annan resurs med kompetens inom området (2 kap. 4 §).

Med förutsättningar avses enligt de allmänna råden bland annat tillräckliga befogenheter, en rimlig arbetsbelastning och stöd i rollen som chef eller arbetsledare (2 kap. 4 §).

Föreskriften kräver ingen viss utbildning. Vi föreslår att ni också klargör vilka befogenheter varje chef har att omfördela arbetsuppgifter. En chef utan det mandatet har svårt att rätta till någon annans arbetsbelastning.

Ni ska ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön

Mål ger arbetet en riktning och något att följa upp. Som arbetsgivare ska ni ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, och målen ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa (2 kap. 5 §). Målkravet gäller utöver kapitlets övriga krav.

Paragrafen säger också hur målen tas fram och används (2 kap. 5 §):

• Ni ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen.
• Ni ska se till att arbetstagarna känner till målen.
• Målen ska vara skriftliga om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten.

Enligt de allmänna råden bör arbetsgivaren ha en tydlig strategi för att uppnå målen. Förankring i den högsta ledningen och i övriga delar av organisationen beskrivs som grundläggande för ett framgångsrikt arbete mot målen. Målen kan till exempel syfta till att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet (2 kap. 5 §).

Målen bör enligt de allmänna råden ta sin grund i och vara förenliga med arbetsmiljöpolicyn (2 kap. 5 §). Ni ska se till att det finns en arbetsmiljöpolicy, och den ska vara skriftlig om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten (AFS 2023:1 7 §).

Föreskriften anger inte vilka mål ni ska ha. Så här kan mål låta:

Exempel på mål

- Alla arbetsgrupper planerar tillsammans med chefen hur arbetet ska prioriteras under kommande period.

- Arbetsbelastning är en stående punkt på varje arbetsplatsträff.

- Medarbetarna får information om beslutade förändringar och kan påverka hur de genomförs i den egna arbetsgruppen.

Arbetsbelastningen får inte bli ohälsosam

Varje ny uppgift behöver vägas upp med tid, hjälp, kunskap eller med att något annat får vänta. Som arbetsgivare ska ni därför se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning, och det innebär att resurserna ska anpassas till kraven i arbetet (2 kap. 6 §).

Enligt de allmänna råden bör arbetsgivaren ta hänsyn till tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning redan när uppgifterna fördelas (2 kap. 6 §).

De allmänna råden nämner följande exempel på åtgärder för att förebygga ohälsosam arbetsbelastning (2 kap. 6 §):

• minska arbetsmängden
• ändra prioriteringsordning
• variera arbetsuppgifterna
• ge möjligheter till återhämtning
• tillämpa andra arbetssätt
• öka bemanningen
• tillföra kunskaper.

Skyldigheten att förebygga ohälsosam arbetsbelastning omfattar enligt de allmänna råden såväl chefer och arbetsledare som andra arbetstagare (2 kap. 6 §).

De allmänna råden betonar också ett ledarskap med regelbunden dialog, så att tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning uppmärksammas och obalanser rättas till. För att åtgärderna ska ha effekt är det viktigt att identifiera orsakerna bakom arbetsbelastningen (2 kap. 6 §).

Ett förslag är att göra arbetsbelastning till en stående fråga på arbetsplatsträffarna, med fokus på orsakerna. Räcker de generella åtgärderna inte för en enskild arbetstagare kan det bli aktuellt med arbetsanpassning.

Arbetstagarna ska veta vad som gäller i arbetet

Den som är osäker på vad som ska göras och vad som får vänta bär lätt en onödig belastning. Som arbetsgivare ska ni därför se till att arbetstagarna känner till (2 kap. 7 §)

1. vilka arbetsuppgifter de ska utföra,
2. vilket resultat som ska uppnås med arbetet,
3. om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på, och i så fall hur,
4. vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, och
5. vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd att utföra arbetet.

Ni ska dessutom se till att arbetstagarna känner till vilka befogenheter de har i sitt arbete såsom det beskrivs i punkterna 1–5 (2 kap. 7 §).

Enligt de allmänna råden går onödiga krav och belastningar att förebygga om punkterna gås igenom fortlöpande, gärna gemensamt med dem som delar ansvar och arbetsuppgifter. Arbetsgivaren bör skapa möjligheter för arbetstagarna att påtala oklarheter. I arbeten där stöd och hjälp från kollegor inte går att ordna bör arbetsgivaren se till att chefer, arbetsledare eller annan utsedd person är tillgängliga för hjälp och stöd (2 kap. 7 §).

Ett enkelt test: fråga några i samma arbetsgrupp vad som får vänta när tiden inte räcker. Olika svar visar att något behöver redas ut.

Starkt psykiskt påfrestande arbete kräver åtgärder

Vissa arbetsuppgifter tar mer på krafterna än andra, även när det inte är särskilt mycket att göra. Som arbetsgivare ska ni därför vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa hos arbetstagarna (2 kap. 8 §).

De allmänna råden ger tre exempel på arbetsuppgifter och arbetssituationer som kan vara starkt psykiskt påfrestande: att bemöta människor i svåra och traumatiska situationer, att lösa konflikter och att fatta svåra beslut under press där också etiska dilemman ingår (2 kap. 8 §). Tänk på undersköterskan som möter anhöriga i sorg eller kundtjänsten som tar emot arga samtal.

Enligt de allmänna råden är följande exempel på åtgärder som bör övervägas, utöver åtgärderna i de allmänna råden till 6 § (2 kap. 8 §):

1. regelbundet stöd av handledare eller tillgång till annan expert inom området,
2. särskilda informationsinsatser och utbildningsinsatser,
3. hjälp och stöd från andra arbetstagare, och
4. rutiner för att hantera krävande situationer i kontakter med kunder, klienter med flera.

Vilka åtgärder som bör väljas beror enligt de allmänna råden på vilka förhållanden som gör arbetet starkt psykiskt påfrestande. Det är också viktigt att arbetsgivaren skapar förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på särskilt påfrestande arbetsförhållanden (2 kap. 8 §). AFS 2023:2 har egna kapitel om våld och hot om våld i arbetet och om ensamarbete.

Ni ska motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa

Nattarbete, delade pass eller att alltid vara nåbar kan slita mer än antalet timmar visar. Som arbetsgivare ska ni därför vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna (2 kap. 9 §).

Enligt de allmänna råden bör arbetsgivaren redan när arbetet planeras ta hänsyn till hur arbetstidens förläggning kan inverka på hälsan. Exempel på förläggning av arbetstider som kan medföra risker för ohälsa är (2 kap. 9 §):

• skiftarbete
• arbete nattetid
• delade arbetspass
• stor omfattning av övertidsarbete
• långa arbetspass
• långtgående möjligheter att utföra arbete på olika tider och platser med förväntningar på att vara ständigt nåbar.

Arbetsgivaren bör enligt de allmänna råden särskilt uppmärksamma möjligheterna till återhämtning och ta hänsyn till att arbetstidens förläggning påverkar risken för olyckor (2 kap. 9 §).

Vi föreslår att ni kommer överens om när mejl och meddelanden förväntas besvaras, särskilt där medarbetarna kan arbeta på olika tider och platser. AFS 2023:2 har också ett eget kapitel om anteckningar om jourtid, övertid och mertid.

Kränkande särbehandling accepteras inte

Kränkningar på jobbet sliter på både den som drabbas och resten av gruppen. Som arbetsgivare ska ni därför klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten och vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling (2 kap. 10 §). Med kränkande särbehandling avses handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att arbetstagare ställs utanför arbetsplatsens gemenskap (2 kap. 3 §). Enligt de allmänna råden kan klargörandet lämpligen göras skriftligen i en policy (2 kap. 10 §).

Ni ska också se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska det framgå (2 kap. 11 §)

1. vem som ska ta emot information om att kränkande särbehandling förekommer,
2. vad mottagaren ska göra, hur informationen kommer att hanteras, och
3. hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp.

Ni ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare (2 kap. 11 §). Läs mer om kränkande särbehandling på arbetsplatsen.

Så hanterar ni OSA i det systematiska arbetsmiljöarbetet

Organisatorisk och social arbetsmiljö hanteras på samma sätt som andra delar av arbetsmiljön: ni undersöker, bedömer riskerna, åtgärdar och kontrollerar. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska nämligen omfatta alla fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön (AFS 2023:1 5 §).

• Medverkan. Ni ska ge arbetstagarna och ombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet (AFS 2023:1 6 §).
• Undersök och riskbedöm. Ni ska regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena och bedöma riskerna, även när ändringar planeras (AFS 2023:1 11 §). Enligt de allmänna råden kan vantrivsel och ökad korttidsfrånvaro vara varningssignaler.
• Dokumentera. Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt, och det ska framgå vilka riskerna är och om de är allvarliga (AFS 2023:1 11 §).
• Åtgärda. Åtgärder ska genomföras omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Det som inte görs direkt ska dokumenteras skriftligt i en handlingsplan som anger när åtgärden ska vara genomförd och vem som ska se till att den genomförs (AFS 2023:1 13 §).
• Kontrollera. Genomförda åtgärder ska kontrolleras (AFS 2023:1 13 §).

Checklista för organisatorisk och social arbetsmiljö

• Chefer och arbetsledare har kunskaper om ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling, och förutsättningar att använda dem (2 kap. 4 §).
• Det finns mål som arbetstagarna har kunnat medverka till och känner till, skriftliga om det finns tio eller fler arbetstagare (2 kap. 5 §).
• Resurserna är anpassade till kraven i arbetet (2 kap. 6 §).
• Arbetstagarna känner till de fem punkterna i 7 § och sina befogenheter (2 kap. 7 §).
• Det finns åtgärder mot ohälsa av starkt psykiskt påfrestande arbete (2 kap. 8 §).
• Det finns åtgärder mot ohälsa av arbetstidens förläggning (2 kap. 9 §).
• Ni har klargjort att kränkande särbehandling inte accepteras och vidtar åtgärder mot förhållanden som kan ge upphov till den (2 kap. 10 §).
• Rutinerna för kränkande särbehandling innehåller de tre punkterna och är kända för alla arbetstagare (2 kap. 11 §).
• Riskbedömningen är dokumenterad skriftligt (AFS 2023:1 11 §).
• Åtgärder som inte gjorts direkt finns i en handlingsplan, och genomförda åtgärder är kontrollerade (AFS 2023:1 13 §).

Sammanfattning

Som arbetsgivare ansvarar ni för att kraven i 2 kap. AFS 2023:2 följs (2 kap. 2 §). Ni ska se till att chefer och arbetsledare har kunskaper och förutsättningar, ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön och se till att arbetsuppgifter och befogenheter inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning (2 kap. 4 §, 2 kap. 5 §, 2 kap. 6 §). Ni ska också se till att arbetstagarna känner till vad som gäller i arbetet och motverka ohälsa av starkt psykiskt påfrestande arbete och arbetstidens förläggning (2 kap. 7 §, 2 kap. 8 §, 2 kap. 9 §). Ni ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras och se till att det finns rutiner för hur den hanteras, kända för alla arbetstagare (2 kap. 10 §, 2 kap. 11 §).

Läs mer om AFS 2023:2 i sin helhet.