Hot och våld i arbetet – vad arbetsgivaren ska göra enligt AFS 2023:2

När gäller reglerna om våld och hot?

Reglerna gäller så snart det kan finnas risk för våld eller hot om våld. Kapitlet reglerar all verksamhet där det kan finnas risk för våld, eller hot om våld, oavsett hur hoten förmedlas (5 kap. 1 §). Enligt de allmänna råden gäller föreskrifterna även hot som förmedlas till exempel via internet eller telefon (5 kap. 1 §). Ett hotfullt mejl omfattas alltså på samma sätt som ett hot öga mot öga.

Frågan blir ofta aktuell där ni möter kunder, klienter eller allmänheten: i vård och omsorg, skola, handel, kollektivtrafik och myndigheter. Gäller det i stället konflikter och kränkningar mellan kollegor kan ni läsa vidare i vår artikel om kränkande särbehandling.

Ni som arbetsgivare ansvarar för att bestämmelserna i kapitlet följs (5 kap. 2 §). Av 1 och 3 kap. arbetsmiljölagen följer att föreskrifterna under vissa omständigheter kan medföra skyldigheter även för andra än arbetsgivaren (5 kap. 2 §).

Ni ordnar arbetet och har säkerhetsrutiner som de berörda känner till

Förebyggandet börjar i hur arbetet är upplagt. Enligt 5 kap. 3 § ska ni som arbetsgivare

1. ordna arbetet så att risken för våld, eller hot om våld, förebyggs så långt som möjligt,
2. ha särskilda säkerhetsrutiner för det arbete som kan medföra risk för våld, eller hot om våld, och
3. följa upp säkerhetsrutinerna, och uppdatera dem om något ändras, så att de alltid är aktuella (5 kap. 3 §).

En rutin hjälper bara den som vet att den finns. Därför ska ni se till att de arbetstagare som kan bli berörda av riskerna känner till säkerhetsrutinerna (5 kap. 3 §). Enligt de allmänna råden kan säkerhetsrutiner vara att man anger när arbetstagarna ska använda larmutrustning eller i vilka situationer arbetstagarna inte ska arbeta ensamma (5 kap. 3 §).

Ett förslag är att börja i de situationer där risken är störst, till exempel hembesök eller kvällsöppet. Beskriv vem som gör vad, när larmet används och när uppgiften inte ska utföras ensam.

Arbetsplatsen placeras, utformas och utrustas för att förebygga våld

Lokalerna spelar roll. Den som kan gå undan när ett samtal blir hotfullt har ett bättre läge. Ni som arbetsgivare ska se till att arbetsplatser placeras, utformas och utrustas så att risken för våld eller hot om våld så långt som det är möjligt förebyggs (5 kap. 5 §).

Ett motsvarande krav finns i föreskrifterna om utformning av arbetsplatser: arbetsplatser ska vara utformade så att risken för våld eller hot om våld så långt som det är möjligt förebyggs (AFS 2023:12 6 kap. 1 §). De allmänna råden till samma paragraf anger att risk för våld och hot om våld kan vara en orsak till utlösning av utrymningslarm (AFS 2023:12 6 kap. 1 §).

Enligt de allmänna råden är följande exempel på utformning som minimerar risken (AFS 2023:12 6 kap. 1 §):

• att det finns möjlighet till reträtt ut ur den aktuella lokalen, eller någon annan möjlighet att sätta sig i säkerhet i lokalen
• att lokalerna är möjliga att överblicka och inte innehåller gömda skrymslen
• att det är möjligt att överblicka området utanför en entré innan man öppnar ytterdörren.

Hjälpen ska kunna komma snabbt

Blir en situation hotfull behöver hjälpen komma snabbt. Ni som arbetsgivare ska se till att arbetstagarna har möjlighet att snabbt få hjälp, om det uppstår en situation med våld eller hot om våld (5 kap. 6 §). Ni ska se till att

• det finns larm för att tillkalla hjälp, om det behövs för säkerheten,
• det finns fastställda rutiner för vem som ska ta emot larm, och för vad som ska göras när det kommer ett larm,
• arbetstagarna regelbundet övar säkerhetsrutiner och åtgärder vid larm,
• larmutrustningen sköts om och kontrolleras, och
• det finns andra tekniska hjälpmedel, om det behövs (5 kap. 6 §).

Vi föreslår att ni tar ställning till behovet av larm i riskbedömningen och skriver ner slutsatsen. Föreskrifterna om arbetsplatsens utformning hänvisar till AFS 2023:2 för bestämmelser om larm vid våld och hot om våld (AFS 2023:12 4 kap. 13 §).

Återkommande risk kräver särskilt stöd och handledning

Den som gång på gång möter hot behöver mer än en rutin. Där det finns risk för återkommande våld eller hot om våld ska ni som arbetsgivare se till att arbetstagarna får särskilt stöd och handledning (5 kap. 4 §). Det kan till exempel gälla arbete på ett boende, i behandlingsverksamhet eller i handläggning där samma typ av svåra möten kommer tillbaka. Ett förslag är regelbunden handledning i grupp och en fast avstämning med närmaste chef efter svåra möten.

Vid påtaglig risk för våld eller hot arbetar ingen ensam

Den som är ensam när ett möte blir hotfullt har ingen som kan ingripa. Därför får ni som arbetsgivare inte låta en arbetstagare utföra en arbetsuppgift som ensamarbete om arbetsuppgiften innebär en påtaglig risk för våld eller hot om våld (5 kap. 7 §). Kapitlet om ensamarbete hänvisar hit för situationer med risk för våld eller hot om våld (6 kap. 10 §). Övriga regler finns i artikeln om ensamarbete.

Hur vet ni om risken är påtaglig?

Enligt de allmänna råden får ni som arbetsgivare bedöma i varje enskilt fall vad som är en påtaglig risk för våld eller hot om våld, i en riskbedömning med en helhetssyn på den aktuella situationen (5 kap. 7 §). Enligt de allmänna råden behöver det inte heller finnas ett direkt uttalat hot. Det räcker att något indikerar, enskilt eller tillsammans med andra omständigheter, att det finns en påtaglig risk och inte bara en teoretisk risk (5 kap. 7 §). De allmänna råden ger följande exempel på saker att ha med i bedömningen:

1. om någon har uppfattat hot – uttalade eller inlindade,
2. statistik om till exempel vissa arbeten eller tider på dygnet där våld förekommit,
3. erfarenheter av liknande situationer, eller tidigare kontakter med personer man ska träffa, där det förekommit våld, eller hot om våld,
4. de fysiska förutsättningarna på och nära arbetsplatsen, och
5. vilken kunskap och kompetens arbetstagaren har om liknande situationer (5 kap. 7 §).

Ett hembesök hos en person som tidigare har hotat personalen bedöms alltså annorlunda än ett rutinbesök. Visar bedömningen en påtaglig risk behöver ni lösa uppgiften på annat sätt än som ensamarbete, till exempel genom att vara två.

Tillbud och händelser ska utredas och dokumenteras

Ett tillbud är en händelse som kunde ha lett till att någon skadades. Ni som arbetsgivare ska utreda och dokumentera tillbud och händelser där våld eller hot om våld har förekommit (5 kap. 8 §).

Om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet, eller om något allvarligt tillbud inträffar, ska ni som arbetsgivare utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas (AFS 2023:1 12 §). I 12 § gäller skyldigheten allvarliga tillbud, medan kravet i 5 kap. 8 § omfattar tillbud och händelser där våld eller hot om våld har förekommit.

Enligt de allmänna råden till 12 § är syftet med att utreda en händelse att komma fram till vilka åtgärder som behöver vidtas för att det inte ska hända igen. Det är viktigt att klarlägga bakomliggande orsaker i arbetsmiljön och inte fokusera på individuella faktorer eller på skuldfrågan (AFS 2023:1 12 §).

Tillbud är enligt de allmänna råden till 11 § ett exempel på varningssignaler som kan betyda att det finns risker i arbetsmiljön (AFS 2023:1 11 §). Ett förslag är att göra det enkelt att rapportera även mindre händelser.

Krisstödet behöver vara planerat i förväg

Krisstöd går inte att improvisera. Ni som arbetsgivare ska se till att det på varje arbetsställe finns den beredskap och de rutiner för första hjälpen och krisstöd som behövs med hänsyn till verksamhetens art, omfattning och särskilda risker (4 kap. 4 §). Ni ska kontinuerligt följa upp att rutinerna fungerar och säkerställa att arbetstagarna känner till hur första hjälpen och krisstöd är organiserat på arbetsstället (4 kap. 4 §).

Ni ska också se till att chefer och arbetsledare har tillräckliga kunskaper om krisstöd för att de ska kunna planera och organisera krisstödet på ett lämpligt sätt (4 kap. 6 §). Läs mer i vår artikel om första hjälpen och krisstöd.

Så hanterar ni hot och våld i det systematiska arbetsmiljöarbetet

Hot och våld hanteras som andra risker. Ni som arbetsgivare ska regelbundet undersöka och bedöma risker för ohälsa och olycksfall och genomföra de åtgärder som behövs (AFS 2023:1 11 §, AFS 2023:1 13 §). När ni planerar ändringar i verksamheten ska ni också undersöka om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall och bedöma dessa (AFS 2023:1 11 §).

Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt. Av dokumentationen ska det framgå vilka riskerna är, och om de är allvarliga (AFS 2023:1 11 §).

Ni ska omedelbart, eller så snart det är praktiskt möjligt, genomföra de åtgärder som behövs. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska dokumenteras skriftligt i en handlingsplan, där det framgår när varje åtgärd ska vara genomförd och vem som ska se till att den genomförs. Genomförda åtgärder ska kontrolleras (AFS 2023:1 13 §).

Checklista: hot och våld i arbetet

• Riskerna för våld och hot om våld är undersökta och bedömda, och riskbedömningen är dokumenterad skriftligt (AFS 2023:1 11 §).
• Arbetet är ordnat så att risken förebyggs så långt som möjligt (5 kap. 3 §).
• Det finns särskilda säkerhetsrutiner som följs upp och hålls aktuella, och de som kan bli berörda känner till dem (5 kap. 3 §).
• Arbetsplatsen är placerad, utformad och utrustad så att risken så långt som det är möjligt förebyggs (5 kap. 5 §).
• Arbetstagarna kan snabbt få hjälp, larm finns om det behövs för säkerheten, det finns fastställda rutiner för larm, arbetstagarna övar regelbundet, larmutrustningen sköts om och kontrolleras, och andra tekniska hjälpmedel finns om det behövs (5 kap. 6 §).
• Arbetstagarna får särskilt stöd och handledning där det finns risk för återkommande våld eller hot om våld (5 kap. 4 §).
• Ingen arbetsuppgift som innebär en påtaglig risk för våld eller hot om våld utförs som ensamarbete (5 kap. 7 §).
• Tillbud och händelser där våld eller hot om våld har förekommit utreds och dokumenteras (5 kap. 8 §).
• Det finns beredskap och rutiner för krisstöd (4 kap. 4 §), och chefer och arbetsledare har tillräckliga kunskaper om krisstöd (4 kap. 6 §).
• Åtgärder som inte genomförs omedelbart finns i en skriftlig handlingsplan med tidpunkt och ansvarig, och genomförda åtgärder kontrolleras (AFS 2023:1 13 §).

Sammanfattning

Kapitlet om våld och hot kräver bland annat att ni som arbetsgivare förebygger risken så långt som möjligt, ser till att arbetstagarna snabbt kan få hjälp och utreder och dokumenterar tillbud och händelser där våld eller hot om våld har förekommit. Kapitlet är en del av AFS 2023:2, föreskrifterna om planering och organisering av arbetsmiljöarbete.