Kunskaper, introduktion och instruktioner – vad AFS 2023:1 kräver

Vilka kunskaper måste arbetstagarna ha?

Alla behöver kunna sitt arbete och veta vad som kan gå fel i det. Ni som arbetsgivare ska se till att alla arbetstagare har tillräckliga kunskaper om arbetet, och riskerna i arbetet, för att ohälsa och olycksfall ska kunna förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås (10 §).

Vad som är tillräckligt beror på arbetet. Lagerarbetaren som kör truck behöver veta hur man kör säkert bland gående. Undersköterskan behöver kunna förflyttningar som skonar ryggen. Den som arbetar vid skärm hela dagen behöver veta hur arbetsplatsen ställs in och vem man säger till när arbetsbelastningen blir för hög.

Också enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren se till att arbetstagaren får god kännedom om de förhållanden under vilka arbetet bedrivs och upplyses om de risker som kan vara förbundna med arbetet. Arbetsgivaren ska också förvissa sig om att arbetstagaren har den utbildning som behövs och vet vad hen har att iaktta för att undgå riskerna i arbetet (3 kap. 3 § arbetsmiljölagen).

Vilka risker det handlar om vet ni först när ni har undersökt arbetet och bedömt riskerna. Riskbedömningen ska alltid dokumenteras skriftligt (11 §), och därför är den ett bra underlag för vad var och en behöver kunna. Läs mer om riskbedömning.

Frågor att ställa sig:

• Vet var och en vilka risker som finns i de egna arbetsuppgifterna?
• Vet de hur de ska arbeta för att minska riskerna, och vilken skyddsutrustning som behövs?
• Vet de vad de ska göra om något ändå går fel?

Arbetsmiljöutbildning: AFS 2023:1 kräver kunskaper, inte en kurs

AFS 2023:1 kräver ingen viss arbetsmiljöutbildning, inget intyg och inget antal timmar. Kravet är att kunskaperna räcker. En kurs är ett sätt att nå dit, men inte det enda. Enligt de allmänna råden kan ni ge arbetstagarna kunskaper om arbetsmiljön genom att erbjuda utbildningar och genom att låta dem delta i arbetsmiljöarbetet (10 §).

Det andra sättet är lätt att underskatta. Den som går med på skyddsronden eller hjälper till att skriva en instruktion lär sig mycket om riskerna. Ni som arbetsgivare ska ge arbetstagarna, skyddsombuden eller arbetsmiljöombuden, och där de finns studerandeskyddsombuden och elevskyddsombuden, möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet (6 §).

Kraven på kunskaper skiljer sig mellan olika roller:

Den som har fått uppgifter i arbetsmiljöarbetet, till exempel att leda skyddsronder eller utreda tillbud, behöver alltså mer än grundkunskaperna. Ni som arbetsgivare ska se till att de har tillräckliga kunskaper om bestämmelserna, riskerna och åtgärderna för att förebygga ohälsa och olycksfall, och tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete (9 §). Läs mer om arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning.

För chefer och arbetsledare ska ni dessutom se till att det finns förutsättningar att omsätta kunskaperna om ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling i praktiken (AFS 2023:2 2 kap. 4 §). Enligt de allmänna råden kan utbildningen gärna ges till chefer, arbetsledare och skyddsombud tillsammans. Läs mer om organisatorisk och social arbetsmiljö.

Introduktionen ger kunskaperna så tidigt som möjligt

Den första tiden på ett nytt jobb är när man vet minst om riskerna och har svårast att fråga. Arbetsmiljöverket rekommenderar att ni ger arbetstagarna kunskaper om arbetet så tidigt som möjligt (10 §).

Enligt de allmänna råden bör en introduktion ge arbetstagarna förståelse för

1. det systematiska arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen,
2. egna arbetsuppgifter, och hur de har samband med andras arbetsuppgifter,
3. de risker som finns i verksamheten, och
4. vem arbetstagarna kan vända sig till när det gäller arbetsmiljöfrågor (10 §).

Introduktioner och instruktioner bör enligt de allmänna råden anpassas till arbetstagarnas förutsättningar, till exempel ålder, erfarenhet, språkkunskaper och eventuell funktionsnedsättning (10 §). En sommarjobbare på sjutton år, en svetsare med tjugo år i yrket och en nyanländ som ännu inte läser svenska behöver inte samma introduktion.

Vi rekommenderar att ni lägger in arbetsmiljön i den introduktion ni redan har. Tänk också på att introduktionen behövs för fler än nyanställda: den som byter arbetsuppgifter, kommer tillbaka efter lång frånvaro eller är inhyrd.

Checklista för introduktion

- Vem som är chef, och vem man frågar när chefen inte är på plats.

- Hur arbetsmiljöarbetet går till hos oss, och vem som är skyddsombud där ni har ett.

- De egna arbetsuppgifterna och hur de hänger ihop med kollegornas.

- Riskerna i arbetet och hur vi arbetar för att undvika dem.

- Skyddsutrustning: vilken, när och var den finns.

- Skriftliga instruktioner för arbete med allvarliga risker, genomgångna muntligt.

- Hur man rapporterar tillbud och olycksfall.

- Uppföljning efter några veckor: vad är fortfarande oklart?

För minderåriga är introduktionen ett krav. Arbetsgivare, uppdragsgivare, skolhuvudmän och praktikgivare ska se till att den minderåriga får en introduktion med information om arbetsuppgifterna och dess risker och har förstått informationen. Minderåriga ska arbeta under ledning och tillsyn av en lämplig person som har fyllt 18 år och har kunskaper om arbetet, och det ska finnas rutiner för hur introduktionen och handledningen ska gå till (AFS 2023:2 8 kap. 9 §). Läs mer om minderårigas arbetsmiljö.

Vid allvarliga risker ska instruktionerna finnas skriftligt

AFS 2023:1 kräver inte skriftliga instruktioner för allt arbete, bara där riskerna är allvarliga. Om det finns allvarliga risker i arbetet ska det finnas skriftliga instruktioner för hur arbetet ska utföras säkert. Instruktionerna ska vara anpassade efter målgrupp och hållas aktuella (10 §).

Om en risk är allvarlig ser ni i er riskbedömning. Av dokumentationen ska det framgå vilka riskerna är, och om de är allvarliga (11 §). Föreskriften definierar inte allvarlig risk. Enligt de allmänna råden kan en risk beskrivas som sannolikheten för att ohälsa eller olycksfall uppstår och följderna av det, och hur allvarlig risken är måste avgöras från fall till fall (11 §).

Det kan till exempel gälla arbete med motorsåg, svåra situationer med patienter, reparation och underhåll av maskiner, eller vad man gör vid tillbud, olycksfall och haverier.

Enligt de allmänna råden kan skriftliga instruktioner vid allvarliga risker behöva kombineras med muntliga instruktioner, och Arbetsmiljöverket rekommenderar att ni ser till att arbetstagaren har förstått instruktionerna. Det är också angeläget att instruktionerna finns tillgängliga på arbetsplatsen (10 §). Att instruktionen är anpassad efter målgruppen kan betyda bilder och symboler, kortare meningar eller en version på fler språk.

Arbetsmiljölagen sätter också en gräns för vem som får gå in där riskerna är stora. Arbetsgivaren ska se till att endast arbetstagare som har fått tillräckliga instruktioner får tillträde till områden där det finns en påtaglig risk för ohälsa eller olycksfall (3 kap. 3 § arbetsmiljölagen).

Andra föreskrifter har egna krav på instruktioner, till exempel för arbetsutrustning. Där ska arbetsgivaren se till att alla arbetstagare får nödvändiga instruktioner och information om bland annat hur arbetsutrustningen ska användas och vilken personlig skyddsutrustning de vid behov ska använda (AFS 2023:11 2 kap. 12 §).

Exempel på skriftlig instruktion

Rengöring av degblandaren. Gäller alla i bageriet. Uppdaterad den 1 september.

1. Stäng av maskinen och dra ur kontakten.

2. Vänta tills kroken har stannat helt.

3. Fäll upp skyddsgallret.

4. Lossa kroken och rengör den vid diskbänken.

5. Sätt tillbaka gallret innan kontakten sätts i igen.

Är något trasigt eller oklart: använd inte maskinen och säg till arbetsledaren.

Håll kunskaperna och instruktionerna aktuella

En instruktion för förra årets maskin gör mer skada än nytta. Instruktionerna ska hållas aktuella (10 §), och kunskaperna behöver följa med när arbetet ändras.

Enligt de allmänna råden behöver arbetstagarna ofta få ny kunskap vid ändringar av arbetsuppgifter, arbetsutrustning, arbetsmetoder, verksamhet, organisation eller efter lång frånvaro från arbetet (10 §).

När ni planerar ändringar i verksamheten ska ni som arbetsgivare undersöka om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall och bedöma dem (11 §). Vi rekommenderar att ni i samma veva frågar er vilka kunskaper och instruktioner som behöver ändras.

Ett förslag är att gå igenom introduktionen och instruktionerna vid den årliga uppföljningen. Frågor att ställa sig då:

• Vet alla vilka risker som finns i deras arbete?
• Finns det skriftliga instruktioner för de risker som riskbedömningen visar är allvarliga?
• Har instruktionerna ett datum, och stämmer de med hur arbetet går till i dag?
• Får nyanställda, inhyrda och de som byter arbetsuppgifter en introduktion där arbetsmiljön ingår?

Sammanfattning

Ni som arbetsgivare ska se till att alla arbetstagare har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet. Finns det allvarliga risker ska det finnas skriftliga instruktioner för hur arbetet ska utföras säkert, anpassade efter målgrupp och hållna aktuella (10 §). Om en risk är allvarlig ska framgå av den skriftliga riskbedömningen (11 §). AFS 2023:1 kräver ingen viss kurs, men ni som arbetsgivare ska se till att de som har fått uppgifter i arbetsmiljöarbetet har tillräckliga kunskaper om bestämmelserna, riskerna och förebyggande åtgärder (9 §). Arbetsmiljöverket rekommenderar en introduktion så tidigt som möjligt, och för minderåriga är introduktionen ett krav (AFS 2023:2 8 kap. 9 §).

Läs mer om AFS 2023:1 i sin helhet.