Övertidsjournal – anteckningar om jourtid, övertid och mertid enligt AFS 2023:2

Vad är en övertidsjournal?

Övertidsjournal är det vardagliga namnet på era anteckningar om jourtid, övertid och mertid för varje arbetstagare. I föreskriften heter det bara anteckningar, och ni som arbetsgivare bestämmer själva i vilken handling de görs (9 kap. 3 §). Det kan vara ett tidrapporteringssystem, lönesystemet eller ett kalkylblad, så länge kraven i kapitlet uppfylls.

Reglerna gäller all verksamhet som omfattas av arbetstidslagen (1982:673) (9 kap. 1 §). Som arbetsgivare ansvarar ni för att bestämmelserna följs (9 kap. 2 §). Bestämmelserna i 3–12 §§ är föreskrifter enligt 11 § arbetstidslagen (9 kap. 14 §).

Tidigare reglerades anteckningarna i AFS 1982:17. Den ersattes av AFS 2023:2, som trädde i kraft den 1 januari 2025. Beslut och dokumentation enligt de äldre föreskrifterna fortsätter att gälla enligt motsvarande bestämmelser i AFS 2023:2.

Vad ska anteckningarna innehålla?

Av anteckningarna ska det gå att se vem de gäller, var och för vilken tidsperiod (9 kap. 4 §). Timmar som inte går att koppla till en person och en period säger ingenting i efterhand. Anteckningarna ska innehålla uppgift om

1. arbetsgivarens namn,
2. arbetsställets beteckning,
3. arbetstagarens namn, och
4. arbetstagarens personnummer eller anställningsnummer (9 kap. 4 §).

Perioden ska anges med årtal samt antingen startdatum och slutdatum, veckonummer eller kalendermånad (9 kap. 4 §). Ni kan alltså skriva vecka 14 år 2026, mars 2026 eller 2–15 mars 2026.

Anteckningarna ska också vara tydliga och uppställda på ett överskådligt sätt (9 kap. 3 §). Ett enkelt sätt att pröva det: be någon som inte har gjort anteckningarna att läsa ut en arbetstagares övertid för en viss period. Går det utan att ni behöver förklara, är det ett gott tecken på att uppställningen fungerar.

Fem slag av arbetstid ska hållas isär

Den som läser anteckningarna behöver direkt kunna se vilken sorts tid det gäller. Därför ska anteckningarna göra skillnad på fem slag av arbetstid (9 kap. 5 §):

1. jourtid,
2. allmän övertid,
3. extra övertid,
4. allmän mertid, och
5. nödfallsövertid och mertid för nödfallsarbete (nödfallsmertid).

Ni får använda ett gemensamt dokument för alla, eller några, slag av arbetstid. Då ska dokumentet ha särskilda rader eller kolumner för varje slag av arbetstid, med tydlig uppgift om vad raden eller kolumnen är avsedd för (9 kap. 5 §).

Vi föreslår att ni använder föreskriftens benämningar som rubriker. Då behöver ingen tveka om vad som har räknats var.

När ska anteckningen göras?

Jourtid, allmän övertid och allmän mertid bör antecknas så snart tiden uppkommer och ska antecknas senast 14 dagar efter beräkningsperioden (9 kap. 8 §, 9 kap. 9 §). Här finns två styrkor. Att anteckna direkt är något ni som arbetsgivare bör göra, medan 14-dagarsgränsen är ett krav. Det som skrivs ner samma dag blir oftare rätt.

Beräkningsperioden skiljer sig åt:

• Jourtid ska antecknas senast 14 dagar efter den beräkningsperiod för jourtiden som tillämpas vid arbetsstället (9 kap. 8 §).
• Allmän övertid och allmän mertid ska antecknas senast 14 dagar efter den beräkningsperiod för den ordinarie arbetstiden som tillämpas vid arbetsstället (9 kap. 9 §).

Är beräkningsperioden kortare än avlöningsperioden får anteckningen i stället göras senast 14 dagar efter avlöningsperioden (9 kap. 8 §, 9 kap. 9 §). Ett exempel: ni har en beräkningsperiod på en vecka och avlöning per kalendermånad. Då får allmän övertid från första veckan i mars antecknas senast 14 dagar efter att avlöningsperioden för mars har tagit slut. Är kalendermånaden beräkningsperiod för den ordinarie arbetstiden ska ni som arbetsgivare ange hur lång den ordinarie arbetstiden är per månad (9 kap. 9 §).

För jourtid finns ett undantag, och det gäller bara när båda villkoren är uppfyllda. Ni behöver inte anteckna jourtid om

1. det finns fastställda scheman för jourpassen, och
2. parterna har kommit överens genom kollektivavtal om att en bestämd del av jourpassen ska räknas som ordinarie arbetstid (9 kap. 8 §).

Överskjutande mertid ska framgå och ibland summeras

När en deltidsanställd arbetar fler timmar än en heltid behöver de timmarna synas för sig. Därför ska anteckningarna om allmän mertid visa hur mycket som är överskjutande mertid, och vid korta beräkningsperioder ska allmän övertid och överskjutande mertid summeras (9 kap. 10 §, 9 kap. 11 §).

Överskjutande mertid är den del av den sammanlagda arbetstiden vid deltidsanställning som överstiger timtalet för den ordinarie arbetstiden vid heltidsanställning (9 kap. 10 §). Säg att heltid hos er är 40 timmar i veckan och att en deltidsanställd en vecka sammanlagt arbetar 42 timmar. Då är 2 av timmarna överskjutande mertid.

Är beräkningsperioden för den ordinarie arbetstiden som tillämpas vid arbetsstället kortare än fyra veckor, ska anteckningarna utformas så att den allmänna övertiden och den överskjutande mertiden kan summeras för en fyraveckorsperiod eller en kalendermånad (9 kap. 11 §). Som arbetsgivare ska ni göra en sådan summering och anteckna resultatet senast 14 dagar efter fyraveckorsperioden eller månaden (9 kap. 11 §).

Har ni en beräkningsperiod på en eller två veckor föreslår vi att summeringen ligger som en fast rad i anteckningarna. Då hänger den inte på att någon kommer ihåg den.

Nödfallsövertid och nödfallsmertid kräver sex uppgifter

Nödfallsarbete går inte att planera, och anteckningarna visar efteråt vad som hände. När ni gör nödfallsövertid eller nödfallsmertid ska anteckningarna därför ange sex uppgifter (9 kap. 12 §):

1. anledningen till övertiden och mertiden,
2. när arbetet började,
3. när den lokala fackliga organisationen underrättades,
4. när arbetet slutade,
5. antalet berörda arbetstagare, och
6. totala antalet övertidstimmar och mertidstimmar.

Uppgifterna kommer utöver anteckningarna för varje arbetstagare enligt 3 §, och flera av dem, som antalet berörda arbetstagare och det totala antalet timmar, gäller arbetet som helhet (9 kap. 3 §, 9 kap. 12 §). Mitt i ett nödfall är det lätt att glömma vad klockan var. Ha därför gärna en färdig mall med de sex punkterna, så att uppgifterna kan fyllas i medan de är färska.

Hur länge ska övertidsjournalen sparas?

Anteckningarna ska förvaras på arbetsstället under det kalenderår de avser och de två nästföljande kalenderåren (9 kap. 6 §). Då går det att gå tillbaka till dem i efterhand. Samma krav på förvaring gäller eventuella kollektivavtal om undantag från arbetstidslagens bestämmelser och Arbetsmiljöverkets beslut om avvikelse från arbetstidslagen (9 kap. 6 §).

Det är kalenderåret som avgör, inte när anteckningen gjordes. Anteckningar om övertid i februari 2026 sparar ni alltså resten av 2026 och hela 2027 och 2028, det vill säga till och med den 31 december 2028. Arbetstidslagen (1982:673) och arbetstidsschema ska också finnas tillgängliga på arbetsstället (9 kap. 7 §).

Kan man få undantag från kraven?

Ja, Arbetsmiljöverket kan medge undantag från bestämmelserna i 3–12 §§ om det finns särskilda skäl (9 kap. 13 §). Det är inget ni som arbetsgivare kan avgöra själva. Undantaget för jourtid i 8 § andra stycket följer däremot direkt av föreskriften när båda villkoren är uppfyllda (9 kap. 8 §).

Övertidsjournalen kan visa var arbetstiden blir för tung

Anteckningarna kan bli ett underlag i arbetet med att arbetstiden inte ska leda till ohälsa. Som arbetsgivare ska ni vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna (2 kap. 9 §).

Enligt de allmänna råden bör arbetsgivaren redan vid planeringen av arbetet ta hänsyn till hur arbetstidens förläggning kan inverka på arbetstagarnas hälsa. Stor omfattning av övertidsarbete nämns som ett exempel på förläggning av arbetstider som kan medföra risker för ohälsa. Arbetsgivaren bör enligt de allmänna råden också särskilt uppmärksamma möjligheterna till återhämtning (2 kap. 9 §).

Den som gör övertid vecka efter vecka får mindre tid att hämta sig. Vi föreslår därför att ni använder övertidsjournalen i det arbetet, till exempel genom att

• följa hur övertid och mertid fördelar sig mellan arbetstagare och arbetsgrupper,
• ta upp återkommande mönster när ni undersöker och bedömer riskerna i verksamheten, och
• se över bemanning och planering där samma personer gör övertid period efter period.

Läs mer om organisatorisk och social arbetsmiljö.

Checklista för övertidsjournalen

• Jourtid, övertid och mertid antecknas för varje arbetstagare, tydligt och överskådligt (9 kap. 3 §).
• Anteckningarna innehåller arbetsgivarens namn, arbetsställets beteckning, arbetstagarens namn, personnummer eller anställningsnummer samt tidsperiod (9 kap. 4 §).
• Jourtid, allmän övertid, extra övertid, allmän mertid samt nödfallsövertid och nödfallsmertid hålls isär (9 kap. 5 §).
• Jourtid antecknas senast 14 dagar efter beräkningsperioden för jourtiden, om inte undantaget i 8 § andra stycket gäller (9 kap. 8 §).
• Allmän övertid och allmän mertid antecknas senast 14 dagar efter beräkningsperioden för den ordinarie arbetstiden (9 kap. 9 §).
• Den ordinarie arbetstiden per månad anges om kalendermånaden är beräkningsperiod (9 kap. 9 §).
• Överskjutande mertid framgår av anteckningarna om allmän mertid (9 kap. 10 §).
• Allmän övertid och överskjutande mertid summeras när beräkningsperioden är kortare än fyra veckor (9 kap. 11 §).
• Nödfallsövertid och nödfallsmertid antecknas med de sex uppgifterna i 12 § (9 kap. 12 §).
• Anteckningar, kollektivavtal om undantag och beslut om avvikelse förvaras på arbetsstället under kalenderåret och de två nästföljande (9 kap. 6 §).
• Arbetstidslagen och arbetstidsschema finns tillgängliga på arbetsstället (9 kap. 7 §).

Sammanfattning

Som arbetsgivare ska ni för varje arbetstagare föra tydliga och överskådliga anteckningar om jourtid, övertid och mertid, med uppgift om arbetsgivare, arbetsställe, arbetstagare och tidsperiod (9 kap. 3 §, 9 kap. 4 §). De fem slagen av arbetstid ska hållas isär (9 kap. 5 §). Jourtid, allmän övertid och allmän mertid bör antecknas så snart tiden uppkommer och ska antecknas senast 14 dagar efter beräkningsperioden (9 kap. 8 §, 9 kap. 9 §). Anteckningarna ska förvaras på arbetsstället under kalenderåret de avser och de två nästföljande (9 kap. 6 §).

Läs mer om AFS 2023:2 i sin helhet.