Kränkande särbehandling – arbetsgivarens ansvar enligt AFS 2023:2

Vad är kränkande särbehandling?

Kränkande särbehandling är när någon på jobbet blir illa behandlad på ett sätt som kan göra hen sjuk eller ställa hen utanför gruppen. Föreskriftens definition lyder: "Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att arbetstagare ställs utanför arbetsplatsens gemenskap" (2 kap. 3 §). Den finns i kapitlet om organisatorisk och social arbetsmiljö.

Definitionen har tre led som hänger ihop:

• Handlingar. Det gäller konkreta beteenden, det någon gör eller säger.
• Riktade mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt. Handlingarna pekar ut en person eller en grupp.
• Kan leda till ohälsa eller till att arbetstagare ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. Ingen behöver redan ha blivit sjuk. Det räcker att handlingarna kan få sådana följder, och därför går det att agera tidigt.

Många säger mobbning, men kraven bygger på begreppet kränkande särbehandling. Diskriminering och trakasserier enligt diskrimineringslagen är ett separat regelverk.

Exempel – och vad som inte är kränkande särbehandling

Att förlöjliga, frysa ut eller sprida rykten om någon kan vara kränkande särbehandling. Att leda arbetet och ge saklig kritik är det inte i sig. Exemplen nedan är våra egna och inte hämtade ur föreskrifterna.

Beteenden som kan vara kränkande särbehandling:

• att förlöjliga en kollega eller tala nedsättande om hen inför andra
• att medvetet hålla någon utanför möten, information eller sammanhang som resten av gruppen är med i
• att sprida rykten eller skvaller om en person
• att undanhålla information som någon behöver för att kunna göra sitt jobb
• att utan saklig grund ta ifrån någon arbetsuppgifter eller ge hen meningslösa uppgifter
• att skriva kränkande kommentarer om någon i chattar, mejl eller sociala medier

En chef behöver kunna fördela arbete, säga till när något inte blir bra och fatta beslut som alla inte håller med om. Det är normal arbetsledning och inte kränkande särbehandling i sig. Sättet spelar ändå roll. Kritik som framförs för att förödmjuka kan bli kränkande, även när sakfrågan är befogad. Gäller det fysiskt våld eller hot, läs också vår genomgång av våld och hot om våld.

Vem omfattas av kraven?

Kraven gäller i princip alla verksamheter där någon arbetar för er räkning. Kapitlet gäller all verksamhet där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning (2 kap. 1 §). Arbetsgivaren ansvarar för att bestämmelserna följs, och den som hyr in arbetskraft likställs med arbetsgivare (2 kap. 2 §). Hyr ni in personal har ni alltså samma ansvar för dem.

Några grupper likställs inte med arbetstagare i kapitlet (2 kap. 2 §):

• den som genomgår utbildning
• den som under vård i anstalt utför anvisat arbete
• den som tjänstgör enligt lagen (1994:1809) om totalförsvarsplikt och annan som fullgör i lag föreskriven tjänstgöring eller som deltar i frivillig utbildning för verksamhet inom totalförsvaret

Ni ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras

Alla på arbetsplatsen behöver veta var gränsen går. Som arbetsgivare ska ni klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten (2 kap. 10 §). Enligt de allmänna råden kan klargörandet lämpligen göras skriftligen i en policy (allmänna råd till 2 kap. 10 §). En policy är alltså ett rekommenderat sätt, inte ett krav i sig.

Ta gärna upp klargörandet när någon börjar hos er och på arbetsplatsträffar.

Motverka förhållanden som kan ge upphov till kränkningar

Kränkningar kan växa ur hur arbetet är ordnat, inte bara ur hur enskilda personer beter sig. Som arbetsgivare ska ni vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling (2 kap. 10 §).

Enligt de allmänna råden är till exempel följande förhållanden viktiga att vara uppmärksam på (allmänna råd till 2 kap. 10 §):

• konflikter
• arbetsbelastning
• arbetsfördelning
• förutsättningar för samarbete
• konsekvenser av förändringar

En otydlig arbetsfördelning, en långvarigt hög arbetsbelastning eller en omorganisation skapar lätt irritation, osäkerhet och nya konflikter. De allmänna råden anger också att ett gemensamt arbete kring bemötande och uppträdande kan bidra till att motverka kränkande särbehandling (allmänna råd till 2 kap. 10 §). Ett förslag är att varje arbetsgrupp formulerar hur de vill bemöta varandra och följer upp det på arbetsplatsträffar.

Chefer ska ha kunskaper och förutsättningar

Chefen kan vara en av de första som märker att något är fel, och som behöver göra något åt det. Som arbetsgivare ska ni se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling och ohälsosam arbetsbelastning (2 kap. 4 §). Ni ska också se till att det finns förutsättningar att omsätta dessa kunskaper i praktiken (2 kap. 4 §).

Enligt de allmänna råden är utbildning ett sätt att tillföra kunskaper, gärna för chefer, arbetsledare och skyddsombud alternativt arbetsmiljöombud tillsammans. Utbildningen kan ges av företagshälsovård eller annan resurs med kompetens inom området. Med förutsättningar avses bland annat tillräckliga befogenheter, en rimlig arbetsbelastning och stöd i rollen som chef eller arbetsledare (allmänna råd till 2 kap. 4 §).

När chefen själv pekas ut

Är det chefen som pekas ut behöver den som är utsatt en annan väg än via chefen. Enligt de allmänna råden kan en arbetstagare som inte kan vända sig till sin närmaste chef vända sig till en högre chef, och arbetstagare kan dessutom vända sig till ett skyddsombud (allmänna råd till 2 kap. 11 §).

Vi rekommenderar att rutinen anger den vägen tydligt, med namn eller funktion. Chefer kan också själva bli utsatta, och rutinen behöver fungera även för dem.

Rutiner för kränkande särbehandling: tre saker ska framgå

Den som blir utsatt behöver veta vem hen kan prata med. Som arbetsgivare ska ni se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras (2 kap. 11 §). Av rutinerna ska det framgå

1. vem som ska ta emot information om att kränkande särbehandling förekommer,
2. vad mottagaren ska göra, hur informationen kommer att hanteras, och
3. hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp.

Ni ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare (2 kap. 11 §). Vi föreslår att ni anger mottagaren med funktion och kontaktuppgifter, och en alternativ mottagare om den första är part i ärendet. Skriv också vart den som är utsatt kan vända sig för stöd, till exempel företagshälsovården.

Så hanterar ni en anmälan

När någon säger till följer ni rutinen: mottagaren agerar, situationen bedöms och den som är utsatt får hjälp. Enligt de allmänna råden rapporteras kränkande särbehandling vanligtvis till en chef när de berörda inte lyckats reda upp situationen på egen hand. Går det inte via närmaste chef kan arbetstagaren vända sig till en högre chef eller ett skyddsombud (allmänna råd till 2 kap. 11 §).

Enligt de allmänna råden kan ni behöva ingripa snabbt och bedöma situationen så att den inte förvärras, och se till att den som är utsatt har fått hjälp. Ni kan ge företagshälsovård eller annan sakkunnig uppdraget att ge stöd och hjälp (allmänna råd till 2 kap. 11 §).

Utredningen söker orsaker i arbetsmiljön

Om en arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet, eller om ett allvarligt tillbud inträffar, ska ni som arbetsgivare utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas (AFS 2023:1, 12 §). Enligt de allmänna råden till 12 § är syftet att komma fram till vilka åtgärder som behövs för att det inte ska hända igen. Det är viktigt att klarlägga bakomliggande orsaker i arbetsmiljön och inte fokusera på individuella faktorer eller på skuldfrågan (AFS 2023:1, 12 §).

En undermålig utredning kan enligt de allmänna råden skada både arbetsmiljön och hälsan. Därför bör den som utreder ha tillräcklig kompetens, kunna agera opartiskt och ha de berördas förtroende (allmänna råd till 2 kap. 11 §). Är ni en liten verksamhet, eller är en chef part, kan en extern utredare vara ett sätt att klara det.

Arbetsmiljölagstiftningens ändamål är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och i övrigt uppnå en god arbetsmiljö, och den reglerar inte frågor om kompensation och skuld (allmänna råd till 2 kap. 11 §).

Kränkande särbehandling i det systematiska arbetsmiljöarbetet

Arbetet mot kränkande särbehandling hör hemma i det systematiska arbetsmiljöarbetet, med mål, medverkan, riskbedömning, åtgärder och kontroll. Som arbetsgivare ska ni ge arbetstagarna, skyddsombuden alternativt arbetsmiljöombuden, studerandeskyddsombuden och elevskyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet (AFS 2023:1, 6 §).

Mål. Ni ska ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa (2 kap. 5 §). Ni ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem (2 kap. 5 §). Målen ska vara skriftliga om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten (2 kap. 5 §).

Undersökning och riskbedömning. Ni ska regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena för att bedöma risker för ohälsa och olycksfall i arbetet (AFS 2023:1, 11 §). När ändringar i verksamheten planeras ska ni undersöka om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall och bedöma dessa (AFS 2023:1, 11 §). Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt, och av dokumentationen ska det framgå vilka riskerna är och om de är allvarliga (AFS 2023:1, 11 §). Enligt de allmänna råden är vantrivsel och ökad korttidsfrånvaro exempel på varningssignaler som kan betyda att det finns risker i arbetsmiljön (allmänna råd till AFS 2023:1, 11 §).

Åtgärder. Ni ska omedelbart, eller så snart det är praktiskt möjligt, genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i verksamheten (AFS 2023:1, 13 §). Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska dokumenteras skriftligt i en handlingsplan, där det framgår när varje åtgärd ska vara genomförd och vem som ska se till att den genomförs (AFS 2023:1, 13 §). Genomförda åtgärder ska kontrolleras (AFS 2023:1, 13 §).

Checklista: kraven i korthet

• Ni har klargjort att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten (2 kap. 10 §).
• Ni vidtar åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling (2 kap. 10 §).
• Chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling, och förutsättningar att omsätta kunskaperna i praktiken (2 kap. 4 §).
• Det finns rutiner som anger vem som tar emot information, vad mottagaren ska göra och hur informationen hanteras, samt hur och var utsatta snabbt kan få hjälp (2 kap. 11 §).
• Rutinerna är kända för alla arbetstagare (2 kap. 11 §).
• Det finns mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, skriftliga om verksamheten har tio eller fler arbetstagare, och arbetstagarna har fått möjlighet att medverka och känner till dem (2 kap. 5 §).
• Arbetstagarna och skyddsombuden alternativt arbetsmiljöombuden har möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet (AFS 2023:1, 6 §).
• Arbetsmiljöförhållandena undersöks regelbundet och riskbedömningarna dokumenteras skriftligt (AFS 2023:1, 11 §).
• Ohälsa i arbetet utreds så att risker kan förebyggas (AFS 2023:1, 12 §).
• Åtgärder genomförs, de som inte genomförs omedelbart förs in i en handlingsplan, och genomförda åtgärder kontrolleras (AFS 2023:1, 13 §).

Sammanfattning

Som arbetsgivare ska ni klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras och motverka förhållanden som kan ge upphov till den (2 kap. 10 §). Ni ska också ha rutiner för hanteringen och göra dem kända för alla arbetstagare (2 kap. 11 §), och se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling, och förutsättningar att omsätta dem i praktiken (2 kap. 4 §). Arbetet hänger ihop med resten av kapitlet om organisatorisk och social arbetsmiljö och med föreskrifterna i AFS 2023:2 som helhet.