Arbetsanpassning – arbetsgivarens skyldigheter enligt AFS 2023:2

Vad är arbetsanpassning?

Arbetsanpassning är att ändra arbetet för en enskild medarbetare som inte längre klarar sitt vanliga arbete fullt ut, så att hen kan fortsätta arbeta eller komma tillbaka. Föreskriften definierar begreppet så här:

Individuell åtgärd i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön som syftar till att en arbetstagare med nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete, kan fortsätta arbeta eller återgå i arbete. (3 kap. 3 §)

Arbetsanpassning används både som en förebyggande åtgärd för att undvika ohälsa och sjukfrånvaro och vid återgång i arbete efter sjukfrånvaro (3 kap. 3 §). Den kan vara tidsbegränsad eller varaktig (3 kap. 3 §).

Det handlar alltså inte bara om den som redan är sjukskriven. En lagerarbetare som börjar få ont i ryggen, en säljare som inte orkar lika många kundmöten efter en operation eller en kontorist som får svårt att se skärmen kan alla behöva anpassning innan det leder till frånvaro.

Tidigare reglerades arbetsanpassning i AFS 2020:5. Sedan den 1 januari 2025 finns reglerna i 3 kap. AFS 2023:2.

När gäller kraven om arbetsanpassning?

Kraven gäller när en enskild medarbetare behöver mer än det ni redan gör för alla. Kapitlet reglerar all verksamhet där arbetstagare utför arbete för arbetsgivarens räkning när det finns behov av arbetsanpassning, trots de åtgärder som vidtagits i det generella arbetsmiljöarbetet (3 kap. 1 §).

Bestämmelserna avser arbetsgivarens organisering av arbetsanpassning och tillvägagångssätt, för att vid behov anpassa arbetsmiljön för enskilda arbetstagare (3 kap. 1 §). Kapitlet säger alltså hur ni organiserar arbetet och går tillväga, inte vilka enskilda åtgärder ni ska välja.

Det generella arbetsmiljöarbetet riktar sig till alla eller till grupper, till exempel hur arbetsbelastning, arbetstider och samarbete fungerar. Läs mer om organisatorisk och social arbetsmiljö. Arbetsanpassning tar vid när det inte räcker för en viss person.

För gravida, nyförlösta och ammande arbetstagare finns särskilda regler i 7 kap. AFS 2023:2.

Vem ansvarar, och hur hänger det ihop med rehabilitering?

Ansvaret ligger hos er som arbetsgivare. Arbetsgivaren ansvarar för att bestämmelserna om arbetsanpassning i AFS 2023:2 följs, medan bestämmelser om arbetsgivarens ansvar vid arbetstagares rehabilitering finns i 30 kap. socialförsäkringsbalken (3 kap. 2 §). Av 1 och 3 kap. arbetsmiljölagen följer att kapitlet under vissa omständigheter kan medföra skyldigheter även för andra än arbetsgivaren (3 kap. 2 §).

Arbetsanpassning och rehabilitering regleras alltså i olika regelverk, men kan gälla samma medarbetare. I vardagen flyter de ihop: den som kommer tillbaka efter en sjukskrivning behöver ofta ett anpassat arbete för att det ska hålla.

Ni behöver inte kunna allt själva. Som arbetsgivare ska ni anlita företagshälsovård, eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån, om det inte finns tillräcklig kompetens inom den egna verksamheten för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering (AFS 2023:1 15 §). Den hjälp ni anlitar ska vara av tillräcklig omfattning och ha tillräcklig kompetens och tillräckliga resurser (AFS 2023:1 15 §).

Ni ska fortlöpande ta reda på vem som behöver anpassning

Ni kan inte vänta på att medarbetaren själv tar upp det. Arbetsgivaren ska fortlöpande ta reda på om någon av arbetstagarna behöver arbetsanpassning (3 kap. 4 §). En del säger inte till förrän det redan har gått långt, av oro för hur det tas emot eller för att de inte vill vara till besvär.

Enligt de allmänna råden bör arbetsgivaren ta reda på behovet genom samtal med arbetstagaren. Det kan ske vid vanliga möten i verksamheten eller vid särskilda möten för ändamålet (3 kap. 4 §).

Vi föreslår att ni använder tillfällen som redan finns, till exempel:

• medarbetarsamtal och löpande avstämningar mellan chef och medarbetare,
• samtal när någon har upprepad korttidsfrånvaro,
• samtal när en medarbetare kommer tillbaka efter sjukfrånvaro,
• avstämningar när arbetsuppgifter, bemanning eller arbetssätt förändras.

Ställ frågan rakt: finns det något i arbetet som är svårt att klara just nu, och vad skulle göra det lättare?

Alla behöver veta vart de vänder sig med ett behov

Den som behöver anpassning ska inte behöva gissa vem hen ska prata med. Därför ska arbetsgivaren se till att det finns rutiner för att ta emot information om behov av arbetsanpassning (3 kap. 5 §). Av rutinerna ska det framgå

1. vem som ska ta emot informationen,
2. vad mottagaren ska göra, och
3. hur informationen kommer att hanteras (3 kap. 5 §).

Ni ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare (3 kap. 5 §). Har ni tio eller fler arbetstagare ska ni ha skriftliga rutiner (3 kap. 5 §).

Har ni färre än tio arbetstagare ska rutinerna ändå finnas, men de behöver inte vara skriftliga (3 kap. 5 §). Vi föreslår att ni skriver ner dem kortfattat ändå, så att alla vet vart de ska vända sig även när chefen är borta. En sida i arbetsmiljöhandboken räcker ofta långt.

När behovet är konstaterat tar ni fyra steg

När ni vet att någon behöver anpassning är det dags att komma i gång. När ett behov av arbetsanpassning har konstaterats ska arbetsgivaren (3 kap. 6 §):

1. så snart det är möjligt utreda och ta ställning till hur arbetsanpassningen ska utformas,
2. därefter så snart det är möjligt genomföra arbetsanpassningen,
3. fortlöpande följa upp och kontrollera om arbetsanpassningen fungerar, och
4. vid behov justera arbetsanpassningen.

Så här kan stegen se ut i praktiken:

• Utreda. Chefen och medarbetaren går igenom vad i arbetet som är svårt och vad som kan göra skillnad. Sedan tar ni ställning till hur anpassningen ska utformas.
• Genomföra. Ni bestämmer vem som gör vad och från när. Berörda kollegor får veta vad som gäller, i den mån det behövs.
• Följa upp. Boka in avstämningarna redan när anpassningen börjar. Då hänger uppföljningen inte på att någon kommer ihåg den.
• Justera. Fungerar anpassningen inte, eller förändras behovet, ändrar ni den.

Föreskriften anger ingen tidsfrist i dagar. Kravet är "så snart det är möjligt" (3 kap. 6 §).

Exempel på arbetsanpassning

En anpassning kan vara en ny stol eller en ny arbetsfördelning, och mycket däremellan. Enligt de allmänna råden kan arbetsanpassning till exempel innebära särskild arbetsutrustning, anpassade arbetsuppgifter, anpassade arbetstider eller förändrad arbetsfördelning (3 kap. 6 §). Arbetsanpassning kan genomföras på många olika sätt.

Så här kan det se ut:

• Särskild arbetsutrustning: ett höj- och sänkbart skrivbord, en annan kontorsstol eller ett lyfthjälpmedel.
• Anpassade arbetsuppgifter: en lagerarbetare slipper tunga lyft under en period och arbetar i stället med inleverans och registrering.
• Anpassade arbetstider: en senare starttid, kortare pass eller fler pauser under en tid.
• Förändrad arbetsfördelning: en del av kundkontakterna eller ett tungt ansvarsområde fördelas om i arbetsgruppen.

Hur mycket ni måste anpassa står inte i kapitlet, som reglerar arbetsgivarens organisering av arbetsanpassning och tillvägagångssätt (3 kap. 1 §). Kraven gäller i stället hur ni går tillväga: arbetsgivaren ska fortlöpande följa upp och kontrollera om arbetsanpassningen fungerar och vid behov justera den (3 kap. 6 §).

Medarbetaren ska få möjlighet att vara med

Medarbetaren vet oftast bäst vad i arbetet som är svårt. Arbetsgivaren ska ge den berörda arbetstagaren möjlighet att medverka i utredningen, utformningen och uppföljningen av arbetsanpassningen (3 kap. 7 §). Det gäller alltså inte bara det första samtalet.

Enligt de allmänna råden regleras skyddsombudets uppgifter i samband med arbetsanpassning i 6 kap. 4 § arbetsmiljölagen (3 kap. 7 §).

Vi föreslår att ni tillsammans formulerar vad anpassningen ska leda till. Då kan ni vid uppföljningen se om den fungerar.

Så hänger arbetsanpassning ihop med det systematiska arbetsmiljöarbetet

Varje anpassning säger något om arbetsmiljön. Behöver flera medarbetare samma sorts hjälp kan det peka på en risk som gäller fler, och kravet på företagshälsovård i AFS 2023:1 omfattar även arbetet med arbetsanpassning.

• Undersök och riskbedöm. Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena för att bedöma risker för ohälsa och olycksfall (AFS 2023:1 11 §). Enligt de allmänna råden kan sammanställningar av genomförda arbetsanpassnings- och rehabiliteringsåtgärder vara till hjälp i undersökningen (AFS 2023:1 11 §). Behöver flera medarbetare liknande anpassning kan det peka på en risk som behöver hanteras generellt.
• Åtgärda. Arbetsgivaren ska omedelbart, eller så snart det är praktiskt möjligt, genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska dokumenteras skriftligt i en handlingsplan, och genomförda åtgärder ska kontrolleras (AFS 2023:1 13 §). Kravet gäller åtgärder i det systematiska arbetsmiljöarbetet, till exempel när flera anpassningar pekar på en gemensam risk.
• Ta in kompetens. Arbetsgivaren ska anlita företagshälsovård, eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån, när den egna kompetensen inte räcker för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering (AFS 2023:1 15 §).

Checklista för arbetsanpassning

• Ni tar fortlöpande reda på om någon arbetstagare behöver arbetsanpassning (3 kap. 4 §).
• Det finns rutiner som anger vem som tar emot information om behov, vad mottagaren ska göra och hur informationen hanteras (3 kap. 5 §).
• Rutinerna är kända för alla arbetstagare, och de är skriftliga om ni har tio eller fler arbetstagare (3 kap. 5 §).
• När ett behov är konstaterat utreder ni och genomför anpassningen så snart det är möjligt (3 kap. 6 §).
• Anpassningen följs upp fortlöpande och justeras vid behov (3 kap. 6 §).
• Den berörda arbetstagaren får möjlighet att medverka i utredningen, utformningen och uppföljningen (3 kap. 7 §).
• Företagshälsovård eller motsvarande anlitas när den egna kompetensen inte räcker (AFS 2023:1 15 §).

Sammanfattning

Arbetsanpassning är en individuell åtgärd för en arbetstagare med nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete, och den kan vara tidsbegränsad eller varaktig (3 kap. 3 §). Som arbetsgivare ska ni fortlöpande ta reda på behov och ha rutiner som är kända för alla, skriftliga om ni har tio eller fler arbetstagare (3 kap. 4 §, 3 kap. 5 §). När behovet är konstaterat ska ni utreda, genomföra, följa upp och vid behov justera anpassningen, och den berörda arbetstagaren ska få möjlighet att medverka (3 kap. 6 §, 3 kap. 7 §).

Läs mer om AFS 2023:2 i sin helhet.